Fator R para clínica médica em Teresina: quando a folha de pagamento reduz o DAS?

Toda clínica que apura receita de serviços médicos no Simples Nacional passa pelo teste. A medicina está no art. 18, § 5º-B, inciso XIX, da Lei Complementar nº 123/2006, e é um dos incisos citados pelo § 5º-M, o que significa que o anexo dela não é fixo. O cálculo é refeito a cada mês dentro do PGDAS-D, mesmo quando o resultado repete o do mês anterior. Empresa fora do Simples não faz o teste: no Lucro Presumido e no Lucro Real o Fator R não existe. Se a clínica tiver receitas de naturezas diferentes, cada uma é segregada no anexo que lhe cabe.

Aquela competência é apurada pelo Anexo V, e só ela. Não há desenquadramento, comunicação ao fisco nem alteração contratual: o PGDAS-D aplica a tabela do Anexo V naquele mês e volta ao Anexo III no mês seguinte, se a razão recuperar os 28%. O efeito aparece no caixa, porque a diferença de alíquota efetiva entra inteira na guia daquele mês. Vale acompanhar o indicador antes do fechamento da competência, e não depois de emitida a guia, quando já não há o que ajustar naquele período sem retificar declaração.

Não. Medicina é atividade não permitida ao MEI, conforme a lista de ocupações do Anexo XI da Resolução CGSN nº 140/2018: a lista é fechada e o art. 100 da mesma resolução só admite as ocupações que constam dela. O médico que quer atuar como pessoa jurídica abre uma ME ou EPP e entra no Simples Nacional pelo Anexo III ou pelo Anexo V, conforme o Fator R, ou compara com outro regime tributário. Quem mantém um MEI de outra atividade e passa a faturar consultas por ele fica irregular, sujeito a desenquadramento com cobrança retroativa da diferença.

Entra. O art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 inclui no FS12 as remunerações pagas a contribuintes individuais, e a retirada de pró-labore do sócio é exatamente isso. Uma clínica de um médico só, sem empregados, pode alcançar os 28% apenas com a própria retirada, desde que ela seja efetivamente paga todo mês e declarada nas obrigações da folha. O que não entra é a distribuição de lucros: esse dinheiro sai da empresa sem INSS e sem Imposto de Renda na pessoa física, mas não soma um centavo no Fator R.

Conta. Remuneração de empregado registrado entra no FS12 junto com o 13º, a contribuição previdenciária patronal e o FGTS efetivamente recolhidos. Para o cálculo, tanto faz se o empregado é médico, recepcionista, técnica de enfermagem ou auxiliar de serviços gerais: o que importa é ser pagamento a pessoa física decorrente do trabalho, declarado no eSocial. Clínica com equipe registrada costuma chegar aos 28% sem depender só da retirada dos sócios, e isso muda a conta do lado pessoal, porque salário de empregado não vira renda tributável do médico.

Não. O FS12 considera remuneração paga a pessoa física; nota fiscal emitida por outra pessoa jurídica é despesa com serviço de terceiros e fica fora do cálculo. Esse ponto derruba muitas clínicas que trabalham com o corpo clínico inteiro pejotizado: o dinheiro sai em volume alto todo mês, a folha permanece próxima de zero e o Fator R não sobe. Antes de mudar o arranjo só para alcançar os 28%, vale examinar também o risco trabalhista e previdenciário do modelo atual, que é uma discussão separada da tributária.

Em regra não, mas existe um caso que a clínica precisa conhecer: quando o tomador é responsável pela retenção do ISS na fonte, nas hipóteses do art. 3º da Lei Complementar nº 116/2003 e da legislação de Teresina, o imposto sai retido na nota, e essa receita é informada no PGDAS-D como receita com retenção de ISS — é isso que evita a cobrança em dobro. A alíquota a consignar no documento fiscal é a alíquota efetiva de ISS do mês anterior, pelo art. 21, § 4º, I, da LC 123/2006, e o valor retido é definitivo. Fora dessas hipóteses, o ISS já vem repartido dentro do DAS, sem guia municipal pelo mesmo serviço. Contratos com hospitais e operadoras de plano de saúde são onde a retenção mais aparece.

Pode ser, pode não ser — é uma comparação, não uma regra de bolso. No Lucro Presumido a clínica apura IRPJ e CSLL sobre percentuais de presunção, mais PIS, Cofins e o ISS de Teresina em guia própria, e a folha deixa de definir alíquota. Existe a presunção reduzida de serviços hospitalares (art. 15, § 1º, inciso III, alínea 'a', da Lei nº 9.249/1995), condicionada aos requisitos do art. 33 da IN RFB nº 1.700/2017 — sociedade empresária e estrutura conforme as normas da Anvisa —, e ela muda bastante o resultado de quem cumpre esses requisitos; simples consulta médica, isolada, não entra. Só comparando os cenários com faturamento, folha e estrutura reais dá para decidir: a análise pode concluir que há economia, que está tudo certo ou que existe passivo a regularizar.

É a receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores ao mês de apuração — o denominador do Fator R e também o número que define a faixa da tabela. Entra tudo o que a clínica faturou: consulta, exame, procedimento, receita de convênio e de particular, pelo regime de competência, ou seja, pelo mês da prestação e não pelo do recebimento. Ficam fora vendas canceladas e descontos incondicionais. Um mês de faturamento alto sobe o RBT12 por doze apurações seguidas, e é por isso que o Fator R pode cair sem a folha ter mudado um centavo.

Ao Anexo III. O § 5º-M do art. 18 da LC 123/2006 manda para o Anexo V a atividade cuja relação entre folha e receita seja inferior a 28%, e o § 5º-J trabalha com a expressão igual ou superior. Então 28,00% está do lado bom da régua; 27,99% não. Como a apuração é mensal e o PGDAS-D calcula com os centavos que você informou, não vale arredondar de cabeça: confira o número antes de transmitir, porque a diferença entre os dois anexos entra inteira na guia daquele mês.

Calcula, com regra própria. O § 4º do art. 26 da Resolução CGSN nº 140/2018 manda anualizar folha e receita pelos mesmos critérios usados para a receita bruta acumulada quando a empresa tem menos de 13 meses de atividade. Na prática, a clínica recém-aberta em Teresina pode apurar pelo Anexo III já nos primeiros meses se a folha começar no lugar certo, ou nascer no Anexo V porque o sócio deixou o pró-labore para quando as coisas estabilizarem. Essa decisão custa menos no mês da abertura do que no fim do primeiro ano.

Pode, e isso é mais comum do que parece. A segregação é por receita, não por empresa: cada atividade é informada no PGDAS-D no anexo que lhe cabe, e não existe escolher. Locação de sala para outro profissional, venda de produtos e serviços que não são atividade médica seguem regras próprias e precisam ser destacados na apuração. Erro de segregação é um dos motivos mais frequentes de retificação de PGDAS-D em clínica: a receita vai toda para uma linha só, o cálculo fecha, e o problema aparece meses depois.

Não. O Fator R decide o anexo, não o teto. O limite de permanência da empresa de pequeno porte continua em R$ 4.800.000,00 de receita bruta em 12 meses, e o sublimite para recolher ICMS e ISS dentro do DAS ficou em R$ 3.600.000,00 para 2026, aplicável a estabelecimentos de todos os Estados, conforme o aviso de sublimite do Portal do Simples Nacional. Ultrapassado o sublimite, o ISS sai do DAS e passa a ser recolhido diretamente a Teresina, em guia própria, sem que o teste dos 28% mude.

O enquadramento depende da atividade. Consulta e exame prestados como atividade de medicina, inclusive laboratorial, seguem o inciso XIX do § 5º-B e fazem o teste dos 28%. Laboratório de análises clínicas e diagnóstico por imagem estão no § 5º-D, incisos XII e XIII, e chegam ao Anexo V pelo § 5º-M, inciso II. A régua é a mesma, a base legal é outra. A consequência prática também é a mesma: folha abaixo de 28% da receita leva ao Anexo V. O que muda é qual dispositivo o contador tem de sustentar se a apuração for questionada.

Muda a composição da guia. Anexo III e Anexo V já trazem a contribuição patronal previdenciária dentro do DAS — a clínica optante não recolhe CPP em guia separada sobre a folha — e os dois repartem ISS ao município. O que muda é o percentual de cada tributo dentro da alíquota efetiva e, com ele, quanto do seu imposto vai para Teresina e quanto vai para a União. Trocar de anexo, portanto, não é só pagar um valor diferente: é pagar diferente em cada tributo repartido, o que também aparece na sua escrituração.

Não. O cálculo é da empresa: soma-se tudo o que foi pago a pessoas físicas pelo trabalho nos 12 meses — pró-labore de todos os sócios, salários da equipe, 13º, CPP recolhida à parte quando houver e FGTS — e divide-se pela receita bruta do mesmo período. O que muda com mais sócios é o custo pessoal de alcançar a régua: os 11% de INSS são por sócio, cada um com o seu teto, e o Imposto de Renda na fonte segue a tabela progressiva individual. Duas retiradas médias costumam custar menos IR do que uma retirada alta.

Não conta. O § 26 do art. 18 da LC 123/2006 exclui do conceito de folha os valores pagos a título de aluguéis e de distribuição de lucros. É exatamente aí que mora o Fator R baixo da maioria dos consultórios: o dinheiro sai da empresa, mas não como remuneração do trabalho. Lucro distribuído com escrituração regular não sofre INSS nem Imposto de Renda na pessoa física, o que é uma vantagem própria — só não serve para atravessar os 28%. As duas decisões, pró-labore e lucro, precisam ser tomadas juntas.

A contribuição do sócio que trabalha na empresa tem por base a remuneração efetivamente paga, com piso no salário mínimo e teto no salário de contribuição — R$ 8.475,55 em 2026, pelo art. 2º da Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026. Não existe norma que obrigue a fixar o pró-labore em 28% da receita: esse percentual é a régua do Fator R, não um mínimo legal. Na prática o valor sai de duas contas ao mesmo tempo: quanto o médico precisa retirar e que efeito essa retirada tem no anexo do Simples Nacional.

Entram, no mês em que são pagos. O § 24 do art. 18 da LC 123/2006 fala do montante pago nos 12 meses anteriores a título de remuneração pelo trabalho, e a Solução de Consulta Cosit nº 17/2021 confirma que essa folha é apurada pelo regime de caixa. Décimo terceiro pago em dezembro entra na competência de dezembro e acompanha o FS12 por doze apurações; férias e o terço constitucional seguem a mesma lógica. É comum o Fator R subir em dezembro e cair um ano depois, sem ninguém ter mexido em nada.

Entra o FGTS efetivamente recolhido, ao lado da contribuição patronal previdenciária recolhida à parte quando houver. Na clínica optante, a CPP dos Anexos III e V já vai dentro do DAS e por isso não soma no FS12; do lado dos encargos, então, o que aparece é o FGTS dos empregados, depositado mês a mês. Depósito atrasado não entra enquanto não for pago e, quando for, entra na competência do pagamento. É mais um motivo para conferir o FS12 antes de transmitir o PGDAS-D, e não depois da guia emitida.

Conta no mês em que o dinheiro sai, não no mês de competência. A Solução de Consulta Cosit nº 17/2021 é explícita: remuneração que não foi paga dentro dos doze meses que compõem aquele FS12 não entra ali, ainda que tenha sido declarada. O efeito prático é chato, porque cada pagamento influencia doze apurações — um pró-labore quitado com atraso pode obrigar a revisar competências já declaradas. Pagar dentro do mês, mesmo em valor menor, costuma organizar melhor o cálculo do que acumular para pagar tudo depois.

A bolsa de estágio regida pela Lei nº 11.788/2008 não é salário e não gera vínculo de emprego, e por isso não é remuneração informada na forma do art. 32, IV, da Lei nº 8.212/1991 — justamente o limite que o § 25 do art. 18 da LC 123/2006 impõe ao FS12. Ou seja, não conte com estagiário para atravessar os 28%. Residente e preceptor têm enquadramento próprio, que depende do contrato e da instituição; confira caso a caso antes de lançar o valor como folha na apuração.

Entra, desde que seja remuneração a pessoa física pelo trabalho, com a contribuição previdenciária do contribuinte individual retida e a informação prestada na forma do art. 32, IV, da Lei nº 8.212/1991. É o oposto do pagamento a médico PJ, que é despesa com serviço de terceiros e fica fora do numerador. Antes de trocar um arranjo pelo outro só por causa do Fator R, olhe o custo previdenciário da contratação como autônomo e o risco de vínculo: a decisão é tributária, trabalhista e previdenciária ao mesmo tempo.

Muda o salário de contribuição, que é a base do benefício. O sócio contribui com 11% sobre o pró-labore, limitado ao teto de R$ 8.475,55 em 2026, e é essa contribuição que sustenta aposentadoria, auxílio por incapacidade e salário-maternidade no Regime Geral. Retirada baixa declarada por anos produz benefício baixo. Isso não transforma o aumento de pró-labore em boa decisão automática, porque o custo de INSS e de Imposto de Renda continua existindo — mas é um efeito que costuma ficar fora da conta de quem olha só o DAS do mês.

Duas parcelas: 11% de INSS sobre o valor, até o teto de R$ 8.475,55 em 2026, e o Imposto de Renda na fonte pela tabela progressiva mensal, com os descontos legais. A CPP de 20% não vira guia à parte porque já está dentro do DAS do Anexo III ou do Anexo V. Quanto isso pesa depende da faixa de IR em que o médico já está pelas outras retiradas. É por isso que colocar a folha da equipe no lugar certo às vezes resolve o Fator R por um custo menor do que inflar a retirada do sócio.

Pelo lado do Fator R, sim, se você quer previsibilidade: o FS12 é uma janela móvel de doze meses, e cada mês sem pagamento derruba o numerador por doze apurações. Pelo lado previdenciário, a contribuição do sócio que trabalha na empresa acompanha a remuneração paga, então mês sem retirada é mês sem base de contribuição. Pró-labore pago de uma vez, no fim do ano, produz um FS12 irregular e apurações em anexos diferentes ao longo do ano. Regular e declarado no eSocial é o arranjo que sustenta o cálculo.

Precisa. Sem inscrição municipal não há acesso ao sistema de NFS-e da Prefeitura de Teresina, e sem nota a receita da clínica fica só no extrato bancário — o que quebra o RBT12 e, por consequência, o Fator R. O cadastro municipal é também o que amarra endereço, atividade e alvará. Clínica que mudou de sala ou de bairro e não atualizou o cadastro descobre o problema no pior momento: na hora de emitir nota para uma operadora que exige o dado certo para pagar.

Enquanto a clínica é optante e está dentro do sublimite, o ISS vai repartido dentro do DAS, pela parcela municipal do Anexo III ou do Anexo V, sem guia municipal pelo mesmo serviço. As alíquotas próprias do município, que valem fora do Simples Nacional, estão no Código Tributário do Município de Teresina e resumidas na tabela de ISS de Teresina-PI. Elas entram na conversa quando a comparação é com o Lucro Presumido, em que o ISS volta a ser recolhido em guia própria ao município, mês a mês.

O Fator R não muda: ele é federal e olha folha e receita da empresa, não o município. O que muda é onde o ISS é devido. Serviço de saúde, em regra, tem o ISS devido no município do estabelecimento prestador, pela regra geral do art. 3º da Lei Complementar nº 116/2003 — por isso a clínica com uma unidade em Teresina e outra em Timon-MA precisa de cadastro nos dois municípios e de controle de qual estabelecimento emitiu cada nota. Receita lançada no cadastro errado desorganiza o RBT12 e o ISS de uma vez.

Não afetam o cálculo, afetam a base dele. O grau de risco do CNAE em Teresina define o rito de licenciamento e o alvará sanitário da clínica, e CNAE registrado fora da atividade real produz licença errada e receita classificada errada na apuração. Vale conferir o grau de risco do CNAE em Teresina antes de mexer em cadastro. E, se a comparação com o Lucro Presumido estiver na mesa, o alvará vira requisito documental: a presunção reduzida de serviços hospitalares depende de estrutura conforme as normas da Anvisa.

Pode reter ISS, quando a legislação municipal e o art. 3º da LC 116/2003 colocam a operadora como responsável — e nesse caso a clínica informa a receita como receita com retenção de ISS no PGDAS-D. A retenção de IRPJ, CSLL, PIS e Cofins pelo tomador, em regra, não se aplica à optante pelo Simples Nacional, e é por isso que a declaração de optante costuma ser pedida no contrato. Guardar o comprovante de cada retenção é o que permite conferir o DAS depois e responder a questionamento sem refazer tudo.

A receita do mês segregada por atividade, as retenções sofridas e, nas atividades sujeitas ao Fator R, o valor da folha de salários dos 12 meses anteriores. É com esse dado informado que o programa calcula a relação e aplica o Anexo III ou o Anexo V — o sistema não vai buscar a folha no eSocial por você. Daí a rotina: fechar folha e receita, conferir o FS12, transmitir. As informações do PGDAS-D têm caráter declaratório e constituem confissão de dívida, então número chutado ali vira débito confessado.

Quando a atividade que a clínica exerce hoje não é a que está registrada: consultório que passou a fazer exames, clínica que abriu um serviço de imagem, sócio novo com outra especialidade. A alteração passa pela JUCEPI, pelo Piauí Digital, e depois pelo cadastro municipal e pelo alvará sanitário. Revisar CNAE não muda o Fator R por si só; muda qual dispositivo sustenta o enquadramento e qual licença a clínica precisa ter. Fazer isso por iniciativa própria é bem mais simples do que fazer depois de uma fiscalização.

Pense em doze meses, que é o tamanho da janela do FS12. Folha ajustada em outubro só aparece cheia no Fator R doze apurações depois, e quem decide em novembro querendo efeito em dezembro chega tarde. O que costuma funcionar nas clínicas que atendo em Teresina é revisar o indicador a cada trimestre, com os 12 meses fechados na mão, e decidir antes do fim da competência — não depois da guia emitida. Se houver competência em aberto no eSocial ou receita sem NFS-e, o primeiro passo é fechar o dado.

Retificando a declaração daquela competência no próprio PGDAS-D. Pelo art. 39 da Resolução CGSN nº 140/2018, a retificadora tem a mesma natureza da declaração original e a substitui integralmente, e o prazo é de cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da declaração. Se o erro gerou DAS a menos, há diferença a pagar com acréscimos; se gerou DAS a mais, abre-se o caminho da restituição ou da compensação. Corrigir um mês costuma obrigar a revisar os seguintes, porque o FS12 é acumulado e caminha por doze apurações.

O prazo do art. 39 da Resolução CGSN nº 140/2018 é de cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que se refere a declaração. Dentro dele dá para corrigir receita, segregação por atividade, retenções e a folha informada para o Fator R. Vale saber que a retificadora pode ser retida para análise na malha fiscal do PGDAS-D, com comunicação pelo Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional. Retificação em volume, sem documento que a sustente, chama atenção do fisco em vez de resolver o problema.

Primeiro retifica-se a competência; depois se pede restituição ou compensação. Pelo art. 130 da Resolução CGSN nº 140/2018, o pedido de restituição é apresentado diretamente ao ente federado titular do tributo que originou o crédito — a Receita Federal nos tributos federais e o município no ISS de Teresina. A compensação de pagamento indevido ou a maior com débito do próprio Simples Nacional é feita por aplicativo do Portal do Simples Nacional, nos termos do art. 131, respeitados o mesmo ente e o mesmo tributo. Sem a retificação antes, nenhum dos dois caminhos anda.

O programa calcula o Fator R com o número que você informou. Folha superestimada leva a clínica ao Anexo III sem direito e produz DAS a menos, que é débito confessado e cobrado com multa e juros. Folha subestimada faz o contrário: paga-se pelo Anexo V sem necessidade. Nos dois casos o conserto é retificar a competência e, provavelmente, as seguintes, já que o mesmo pagamento compõe doze apurações. Conferir o FS12 contra o eSocial e o extrato bancário antes de transmitir custa menos tempo do que doze retificações depois.

Cruza. A folha vive no eSocial e na DCTFWeb, o FGTS tem trilha própria de recolhimento, e o FS12 informado no PGDAS-D é comparado com esse conjunto. É esse cruzamento que derruba a folha de papel, feita só para alcançar os 28% — e o § 25 do art. 18 da LC 123/2006 limita o cálculo às remunerações informadas na forma do art. 32, IV, da Lei nº 8.212/1991. Divergência não vira multa automática, mas costuma virar intimação ou retenção da retificadora na malha fiscal.

Fica no extrato da apuração do PGDAS-D daquela competência, junto com a receita informada, a segregação por atividade e a folha que alimentou o cálculo. É esse extrato, e não a planilha do escritório, que sustenta o enquadramento perante a Receita Federal e perante o município. Guarde o extrato de cada mês com o relatório da folha e as NFS-e do período: é o conjunto que responde uma intimação em dias em vez de semanas, e é também o que permite conferir se a troca de anexo aconteceu no mês em que deveria.