Conformidade fiscal em Teresina: o que sua empresa precisa entregar, pagar e conferir para continuar regular em 2026?

O que é conformidade fiscal, na prática, para uma empresa de Teresina?

Conformidade fiscal é ter cadastro correto, declaração entregue no prazo e tributo pago ao mesmo tempo, nas três administrações tributárias que alcançam uma empresa sediada em Teresina: a Receita Federal, a Secretaria da Fazenda do Piauí e a Secretaria Municipal de Finanças. Os três pilares são independentes. A empresa pode estar com todo imposto pago e ainda assim aparecer irregular porque não transmitiu uma declaração; pode ter entregado tudo e ficar irregular porque um DAS de oito meses atrás não foi quitado; e pode estar com imposto pago e declaração entregue, mas com o CNAE errado no cadastro, o que contamina a alíquota, a nota fiscal e o alvará.

Na rotina de um escritório de contabilidade em Teresina, a maior parte das irregularidades que aparecem não vem de má-fé. Vem de coisa pequena e repetida: a nota de serviço que o cliente emitiu por fora do sistema da SEMF, a retenção de ISS que o tomador fez e ninguém conferiu, o sócio que mudou o endereço da empresa e não atualizou o cadastro, a caixa postal eletrônica que ninguém abre. Cada um desses pontos, sozinho, parece irrelevante. Somados, eles produzem exatamente o que a empresa não quer: certidão positiva na hora de assinar contrato, exclusão de regime, nota retida na barreira fiscal.

Os três pilares que o fisco confere

A confusão mais comum é achar que declaração só existe quando há imposto a pagar. É o contrário: a obrigação acessória vale por si. Empresa do Simples Nacional que faturou zero no mês continua obrigada a transmitir o PGDAS-D daquela competência, e empresa parada continua entregando o que o regime dela exige. Quem interrompe a entrega porque "não houve movimento" acumula multa de declaração em série, e o valor final costuma ser maior do que o imposto que teria sido devido.

O endereço eletrônico em que o fisco fala com a empresa também é parte da conformidade. Toda pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional é participante automática do Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN) — a condição de optante já implica aceitação desse domicílio, conforme o Manual da Exclusão do Simples Nacional. No Piauí, o credenciamento ao DT-e estadual é obrigatório e irrevogável, nos termos do RICMS/PI. Em Teresina, o DT-e municipal está nos arts. 346-A a 346-C do Código Tributário do Município, incluídos pela LC nº 5.687/2021, e o Decreto nº 26.371/2024 fixou a obrigatoriedade do credenciamento a partir de 1º de julho de 2024 para os credenciados à NFS-e, à NFS-a e à DES-IF. Notificação disponibilizada nessas caixas produz ciência mesmo que ninguém abra — o prazo começa a correr do mesmo jeito.

Conformidade não é pagar o máximo possível

Estar em conformidade não significa recolher tudo o que o sistema oferece para recolher. Significa recolher o que a lei manda, pelo regime e pelo anexo corretos, com a base de cálculo certa. Escolher o regime menos oneroso entre os permitidos, ajustar a folha para enquadrar a atividade no anexo adequado, aproveitar benefício previsto em lei — isso é planejamento tributário, é lícito e é feito com documento. Emitir nota por empresa de terceiro, declarar receita menor do que a auferida, simular folha que não existe ou usar CNAE que não corresponde ao serviço prestado é outra coisa: é infração, e prestar declaração falsa ao fisco pode ser tratada como crime contra a ordem tributária, na forma da Lei nº 8.137/1990.

Uma revisão de conformidade tem três desfechos possíveis, e os três são resultados legítimos: está tudo certo, existe passivo a regularizar ou a empresa pagou imposto a mais e tem crédito a recuperar. Quem promete o terceiro desfecho antes de olhar documento está vendendo, não analisando.

Quais obrigações e prazos sua empresa precisa cumprir todo mês em 2026?

Depende de três respostas: qual o regime tributário, se há folha de pagamento ou retenção, e se a empresa tem inscrição estadual além da municipal. Uma prestadora de serviços no Simples Nacional, sem empregado, vive com quatro compromissos recorrentes: emitir a NFS-e de cada serviço, transmitir o PGDAS-D até o dia 20, pagar o DAS até o dia 20 e entregar a DEFIS até 31 de março do ano seguinte. A partir daí, cada característica da empresa acrescenta uma linha na agenda: empregado traz eSocial e DCTFWeb; retenção traz EFD-Reinf; mercadoria traz EFD ICMS/IPI e as guias da SEFAZ-PI; sair do Simples traz ECD e ECF.

Confundir competência com vencimento é o erro mais comum: o PGDAS-D de janeiro é transmitido em fevereiro. Quem anota "dia 20" sem dizer de qual mês acaba declarando a competência errada, o que gera retificação e, se houver diferença de imposto, cobrança. A segunda confusão é presumir que a data é fixa quando ela cai em fim de semana ou feriado. Cada obrigação tem regra própria: na EFD-Reinf, o prazo é postergado para o primeiro dia útil seguinte ao dia 15, quando este cair em dia não útil (art. 6º, § 2º, da IN RFB nº 2.043/2021, com a redação da IN RFB nº 2.163/2023); na DCTFWeb, o termo final já é o último dia útil do mês. Teresina ainda tem feriados municipais que não existem no calendário federal, e o portal do banco fecha do mesmo jeito.

Por isso a agenda tributária precisa ser conferida mês a mês, e não copiada de um ano para o outro. A SEFAZ-PI publica os prazos de recolhimento na agenda tributária do portal da Secretaria, e os prazos das obrigações acessórias estaduais mudam por decreto — o prazo da EFD ICMS/IPI no Piauí era dia 15 e passou para o dia 20 por alteração do art. 414 do Anexo VI do RICMS. Quem tinha a data antiga no sistema não descobriu isso pelo sistema; descobriu quando conferiu a norma.

⚠️ Empresa sem movimento não está dispensada de declarar. O optante do Simples Nacional transmite o PGDAS-D de cada competência mesmo com receita zero, e a DCTFWeb sem movimento tem regra própria de validade. Parar de entregar porque "não teve nada" é o jeito mais comum de acumular multa de declaração sem ter imposto nenhum a pagar.

Como a Receita exclui do Simples Nacional por débito e o que fazer quando o Termo de Exclusão chega?

Débito em aberto, sem parcelamento ativo e sem discussão administrativa ou judicial em andamento, é causa de exclusão do Simples Nacional — está no art. 17, V, e no art. 31, § 2º, da Lei Complementar nº 123/2006, com o rito do art. 84 da Resolução CGSN nº 140/2018. O caminho é sempre o mesmo: o ente federado expede um Termo de Exclusão, disponibiliza no DTE-SN, e a empresa passa a ter 90 dias, contados da ciência, para regularizar a totalidade dos débitos. O prazo era de 30 dias e foi ampliado pela Lei Complementar nº 216/2025, regulamentada pela Resolução CGSN nº 183/2025, que deu ao art. 84, § 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018 a redação atual — e a própria Receita comunicou a mudança no Portal do Simples Nacional. Regularizou dentro do prazo, à vista, em parcelas ou por compensação? A exclusão não produz efeitos e não precisa ser impugnada. Não regularizou? A exclusão passa a valer a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte ao do termo.

A regra dos 45 dias que decide quando o prazo começa

A contagem dos 90 dias não começa na data em que o Termo foi emitido, e sim na ciência. Pelas regras do DTE-SN descritas no Manual da Exclusão do Simples Nacional, se a empresa consultar o teor do documento dentro de 45 dias da disponibilização, a ciência ocorre no dia da consulta — e, se a consulta cair em dia não útil, no primeiro dia útil seguinte. Se ninguém consultar nesse período, a ciência é automática no 45º dia contado da disponibilização. Quem não abre a caixa postal não ganha prazo: perde a parte do prazo que passou sem ele saber.

Na prática, isso dá à empresa uma janela de até 135 dias entre a disponibilização e o fim do prazo de regularização — 45 dias até a ciência automática, mais os 90 dias de regularização. A maior parte dessa janela é desperdiçada por quem descobre o Termo por acaso. É o argumento mais concreto para abrir o DTE-SN toda semana, mesmo quando não se espera nada. Uma consulta de dois minutos vale mais que qualquer defesa escrita depois.

Quais débitos contam, inclusive os que não são "do Simples"

Não é só o DAS. Débito de tributo que fica fora do regime unificado também pode provocar a exclusão: Imposto de Importação, FGTS, ICMS devido por substituição tributária ou na entrada interestadual, ISS na importação de serviços e Imposto de Renda Retido na Fonte sobre serviços tomados. Empresa de Teresina que compra de fornecedor de outro estado e deixa a antecipação do ICMS em aberto está criando débito que pode aparecer em um Termo de Exclusão federal, ainda que a apuração do Simples esteja impecável.

Impugnação, efeitos e o ano em que a empresa ainda é optante

São dois prazos diferentes correndo da mesma ciência, e é exatamente aqui que a confusão acontece: 90 dias para regularizar e 30 dias para impugnar. O prazo de defesa não mudou com a LC nº 216/2025 — no âmbito federal ele continua sendo o do art. 15 do Decreto nº 70.235/1972, e a impugnação é dirigida ao mesmo ente que expediu o termo, seja a Receita Federal, o Estado, o Distrito Federal ou o Município. Ou seja, o prazo para discordar vence bem antes do prazo para pagar.

A impugnação tempestiva impede que a exclusão seja registrada no Portal do Simples Nacional enquanto não houver decisão administrativa definitiva: o art. 83, § 5º, da Resolução CGSN nº 140/2018 condiciona os efeitos da exclusão a esse registro, que só é feito depois de vencido o prazo sem impugnação ou, havendo impugnação, depois de decisão definitiva desfavorável à empresa, observado o art. 84. Isso não substitui a regularização. Se a impugnação for julgada improcedente e o débito não tiver sido pago, parcelado ou compensado, a exclusão produz efeitos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do termo. Impugnar cabe quando o débito não existe, já foi pago, está parcelado ou está garantido — não como pedido de mais prazo.

Enquanto o ano do termo não acaba, nada muda na rotina: até 31 de dezembro daquele ano a empresa continua optante, continua apurando pelo PGDAS-D e continua pagando DAS. Quem para de declarar em setembro porque "foi excluída" cria uma segunda irregularidade em cima da primeira. Se a exclusão se efetivar, a empresa passa a apurar pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real a partir de 1º de janeiro, com todas as obrigações que vêm junto — ECD, ECF, escrituração de PIS e Cofins —, e pode pedir nova opção em janeiro do exercício seguinte, com efeito retroativo ao primeiro dia daquele ano, desde que os débitos estejam resolvidos.

⚠️ Exclusão por débito e exclusão por excesso de receita são coisas diferentes, com prazos diferentes. Ultrapassar o limite de R$ 4,8 milhões tem efeito próprio e comunicação obrigatória pelo contribuinte; o Termo de Exclusão por débito é de ofício e vem com os 90 dias de regularização descritos acima, além dos 30 dias de impugnação. Receber um não elimina o risco do outro.

💡 Chegou notificação no DTE-SN e você não sabe dizer qual é o débito, de que competência e se ainda dá tempo de parcelar? Peça a leitura do extrato antes de o prazo virar. Falar com um contador →

O que a Prefeitura de Teresina cobra e fiscaliza: ISS, NFS-e, DT-e e taxas municipais?

A Prefeitura cobra o ISSQN sobre o serviço prestado no município, exige a emissão da NFS-e pelo sistema da SEMF, cobra o ISSQN retido na fonte do tomador, lança as taxas ligadas ao funcionamento do estabelecimento e notifica tudo isso pelo DT-e municipal. A base é o Código Tributário do Município de Teresina, a Lei Complementar nº 4.974/2016, cujo texto compilado está no portal de legislação da Prefeitura, regulamentada pelo Decreto nº 16.759/2017 e alterada várias vezes desde então — a mais recente e mais relevante para prestadores de serviço é a LC nº 6.313/2025.

É a esfera mais esquecida das três, e a que produz surpresa maior. Duas razões: o valor individual de cada lançamento municipal é baixo, o que faz a empresa deixar para depois; e o optante do Simples Nacional paga o ISS dentro do DAS, o que gera a impressão de que "o município está resolvido". Não está. A obrigação de emitir a nota, de declarar e de recolher o imposto retido existe independentemente do regime.

NFS-e: emissão obrigatória e exclusiva pelo sistema da SEMF

A Portaria SEMF nº 20/2026 estabelece que a emissão da NFS-e pelo sistema disponibilizado pela Secretaria é obrigatória e exclusiva para registrar operação que constitua fato gerador do ISSQN, nos termos da LC nº 4.974/2016. Toda empresa com CNPJ ativo e inscrição municipal que presta serviço tributável emite NFS-e, qualquer que seja o regime tributário. Recibo, contrato, boleto e comprovante de transferência não substituem a nota: servem como prova do pagamento, não como documento fiscal.

Locação passou a ter duas portas diferentes em 2026, e a Portaria SEMF nº 20, de 21 de janeiro de 2026, separou as duas. A locação que permanece dentro do campo do ISSQN sai pelo emissor da SEMF, como qualquer serviço tributado pelo município. Já a operação que não se sujeita ao ISSQN mas é fato gerador de IBS e CBS — locação de bem imóvel quando não configurada prestação de serviço tributável pelo ISSQN, locação de bem móvel e as demais operações do grupo 99 da Nota Técnica nº 005/2025 do Comitê Gestor da NFS-e — sai pelo emissor nacional do Portal da NFS-e. Essa regra vale enquanto o emissor municipal de Teresina não estiver habilitado para a função, o que a SEMF divulgará quando ocorrer. A mudança é consequência da Reforma Tributária do Consumo trazida pela Emenda Constitucional nº 132/2023, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2026.

ISSQN retido na fonte: o imposto que o seu cliente paga em seu nome

Quando o tomador é responsável pela retenção, o ISSQN sai do valor da nota e é recolhido por ele. Segundo a orientação da SEMF sobre o ISSQN retido na fonte, o vencimento ocorre no dia 10 do mês seguinte ao pagamento do serviço ou no dia 10 do sexto mês subsequente à emissão da NFS-e, prevalecendo a data que ocorrer primeiro — e a Secretaria gera Notificação de Lançamento de Débito (NLD) quando o recolhimento não aparece. Duas consequências práticas para o prestador: conferir se a retenção destacada na nota corresponde ao que a lei manda reter, porque retenção a mais é dinheiro que saiu do caixa sem ser imposto devido; e informar a retenção no PGDAS-D, para que o valor não seja cobrado duas vezes.

As alíquotas por serviço e o código de cada atividade estão organizados no nosso guia da tabela de ISS de Teresina. A LC nº 6.313/2025 mexeu justamente em pontos sensíveis dessa conta: local de incidência do ISS, exclusões da base de cálculo e regras de recolhimento aplicáveis a escritórios de contabilidade optantes pelo Simples Nacional e a sociedades de profissionais. Quem presta serviço para tomador de fora de Teresina precisa reler a regra de local de incidência antes de emitir.

Taxas, alvará e o cadastro que sustenta tudo

Além do imposto, o município lança as taxas ligadas ao estabelecimento e exige as licenças da atividade. O que sua empresa precisa depende do grau de risco do CNAE, e há atividade dispensada de licenciamento prévio — a consulta está no nosso guia do grau de risco em Teresina. Operar em atividade de médio ou alto risco sem a licença exigida expõe o estabelecimento a autuação e a interdição, e nenhuma regularidade de imposto cobre essa falta.

⚠️ O DT-e municipal está nos arts. 346-A a 346-C do CTMT, incluídos pela LC nº 5.687/2021, e o Decreto nº 26.371/2024 fixou a obrigatoriedade do credenciamento a partir de 1º de julho de 2024 para os credenciados à NFS-e, à NFS-a e à DES-IF. Depois do credenciamento, a intimação enviada pela SEMF àquela caixa vale como comunicação oficial — inclusive a NLD do ISSQN retido. Não ter aberto a caixa não suspende prazo nenhum.

O que a SEFAZ-PI olha no ICMS e quando a empresa entra em situação fiscal irregular?

Para quem tem inscrição estadual, a SEFAZ-PI confere três coisas: se a escrituração digital chega no prazo, se as guias do imposto foram pagas e se o contribuinte está credenciado e atento ao DT-e. O regulamento que rege tudo isso é o Decreto nº 21.866/2023, o RICMS do Piauí, em vigor desde 8 de março de 2023, que revogou o Decreto nº 13.500/2008 — a revogação está no próprio decreto, disponível no Portal da Legislação da SEFAZ-PI. As obrigações acessórias estão no Anexo VI, e é lá que ficam os prazos que interessam ao dia a dia.

O prazo da EFD ICMS/IPI é o exemplo de por que copiar data de agenda antiga dá errado. O art. 414 do Anexo VI foi alterado pelo Decreto nº 24.201/2025 e o limite de entrega passou do dia 15 para o vigésimo dia do mês subsequente ao encerramento do mês de apuração. A mudança alcança só a obrigação acessória: os vencimentos do imposto continuam disciplinados pela agenda tributária publicada pela Secretaria, que sai mês a mês.

DT-e estadual: credenciamento obrigatório e irrevogável

A comunicação eletrônica entre a SEFAZ-PI e o sujeito passivo é feita pelo DT-e, instituído pela Lei estadual nº 6.153/2011. O credenciamento é obrigatório, único por CNPJ base, com prazo de validade indeterminado e irrevogável. Descumprir essa exigência sujeita o contribuinte ao enquadramento nas hipóteses de situação fiscal irregular — ou seja, a empresa fica irregular não por dever imposto, mas por não ter aberto a porta de comunicação.

O que a situação fiscal irregular provoca

Situação fiscal irregular não é um carimbo simbólico. Ela trava a emissão da certidão estadual, atrapalha a liberação de mercadoria, pode impedir a concessão de benefício e, no caso de quem tem regime especial de tributação, leva à exclusão desse regime. O Anexo VII do RICMS/PI (arts. 30, 43, 57 e 74, com a redação do Decreto nº 23.208/2024) exclui do regime especial o contribuinte que permanecer por mais de 60 dias em situação fiscal irregular, remetendo às hipóteses do art. 52 do Anexo VI. E quem é excluído só pode requerer novo regime depois de um ano contado da data da exclusão: a carga da empresa muda de um mês para o outro e fica assim por, no mínimo, doze meses.

Há também pendência que nasce dentro do próprio arquivo. O contribuinte que não informa na EFD a base de cálculo da carga adicional tem a declaração processada com pendência, seguindo o Guia Prático da EFD. Arquivo transmitido no prazo, portanto, não é o fim da conferência — é preciso olhar o retorno do processamento. Escrituração aceita com pendência produz cobrança meses depois, quando ninguém lembra mais da competência.

Compra interestadual e antecipação: o ponto em que o Simples também paga ICMS

Empresa de Teresina optante pelo Simples Nacional que compra mercadoria de outro estado normalmente tem ICMS a recolher fora do DAS, por substituição tributária ou por antecipação na entrada. Esse imposto é devido ainda que a apuração do Simples esteja em dia, e o débito dele entra na conta que pode gerar o Termo de Exclusão federal descrito na seção anterior. Se a sua empresa comercializa mercadoria, a conferência mensal precisa incluir as notas de entrada, e não só o faturamento.

A obrigatoriedade de entregar a EFD ICMS/IPI, e eventuais dispensas para optantes do Simples Nacional, dependem do enquadramento do contribuinte no Anexo VI do RICMS/PI e do regime em que ele está. Antes de concluir que a sua empresa está dispensada, confirme o enquadramento no Portal da Legislação da SEFAZ-PI — a dispensa que valia no regulamento antigo não se presume no atual.

Quais multas a empresa paga por declaração atrasada ou informação errada?

No Simples Nacional, atraso de declaração custa 2% ao mês-calendário ou fração, limitado a 20%, sobre os tributos apurados na declaração, mesmo que tudo tenha sido pago em dia, mais um valor fixo por grupo de dez informações incorretas ou omitidas. O que mudou em 1º de janeiro de 2026 foi a contagem: a multa passou a correr do dia seguinte ao vencimento da declaração, e não mais do primeiro dia do quarto mês do ano seguinte ao dos fatos geradores. A alteração veio da Lei Complementar nº 214/2025 e foi regulamentada pela Resolução CGSN nº 183/2025.

O efeito é direto no bolso de quem deixa declaração para depois. Antes, o PGDAS-D de março entregue em agosto do mesmo ano ainda não tinha multa pela regra antiga de contagem. Agora, cada mês de atraso conta desde o dia 21 do mês do vencimento. E a Receita Federal avisou em dezembro de 2025 que, a partir de 2026, toda declaração entregue fora do prazo seguiria o novo critério — inclusive as de períodos anteriores.

A conta fica mais clara com número, e com os meses contados um a um. Esta é uma simulação hipotética e didática, só para mostrar a mecânica do cálculo — não é valor devido por nenhuma empresa real:

Simulacao hipotetica e didatica
PGDAS-D da competencia de marco, vencido em 20/04
Tributos apurados na declaracao ............ R$ 4.000,00
Transmissao efetiva ........................ 05/07

Contagem, a partir do dia seguinte ao vencimento (21/04):
  abril (fracao) + maio + junho + julho (fracao)
  = 4 meses-calendario ou fracao

Multa por atraso: 4.000,00 x 2% x 4 ........ R$ 320,00
Entrega espontanea, antes de procedimento de oficio:
  reduzida a metade ........................ R$ 160,00

(observada a multa minima da Resolucao CGSN 140/2018 e somados,
 se houver, os acrescimos do imposto pago em atraso)

Note o que a simulação mostra: a multa da declaração é cobrada ainda que o imposto tenha sido pago. São duas contas distintas. Atraso no pagamento gera juros e multa de mora sobre o tributo; atraso na declaração gera a multa acima. Quem paga o DAS no prazo e esquece de transmitir o PGDAS-D leva só a segunda — e ela chega.

Onde o erro deixa de ser multa e passa a ser processo

Deixar de pagar tributo declarado é dívida: gera cobrança, juros, multa, inscrição e negativa de certidão. Prestar declaração falsa, omitir receita, inserir informação inexata em documento fiscal ou usar nota de terceiro é outra categoria, punida como crime contra a ordem tributária na forma da Lei nº 8.137/1990, com as consequências penais que a lei prevê. A fronteira entre os dois casos é a informação prestada ao fisco, não o valor pago. Erro de boa-fé se corrige com retificação e autorregularização, quanto antes melhor; informação inventada não se corrige, se agrava.

⚠️ Retificar declaração depois de iniciado procedimento de ofício não tem o mesmo efeito de retificar antes. As reduções de multa por espontaneidade valem justamente para quem se antecipa — depois da intimação, a redução cai, e depois do lançamento, some. Se você já sabe que tem competência errada ou faltando, o cálculo financeiro favorece resolver agora.

Como conferir a situação fiscal nos três níveis e tirar as certidões negativas?

São cinco consultas, e nenhuma delas leva mais de meia hora: no portal do Simples Nacional, o extrato do DAS e das declarações transmitidas; no e-CAC da Receita Federal, o relatório de situação fiscal, que lista pendências de declaração e de pagamento; a certidão conjunta da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional; a certidão estadual da SEFAZ-PI; e a certidão municipal da SEMF de Teresina. Feitas juntas, as cinco dizem em que pé a empresa está nos três fiscos — e, principalmente, mostram pendência que ainda não virou cobrança.

A ordem importa. O relatório de situação fiscal do e-CAC é o que traz mais informação útil, porque separa o que é falta de declaração do que é falta de pagamento. Certidão é resultado; o relatório é diagnóstico. Empresa que só tira certidão descobre o problema no dia em que precisa dela — normalmente no dia de assinar contrato, entrar em licitação, pedir crédito ou vender a empresa.

Negativa, positiva e positiva com efeito de negativa

A certidão negativa atesta que não há débito exigível. A positiva aponta débito. E existe a terceira, que resolve a maior parte dos casos concretos: a certidão positiva com efeito de negativa, emitida quando o débito está com exigibilidade suspensa — parcelamento em dia, discussão administrativa com efeito suspensivo, depósito judicial. Ela serve para as mesmas finalidades da negativa. A base dessa distinção está nos arts. 205 e 206 do Código Tributário Nacional. Na prática, isso significa que parcelar um débito antigo pode devolver à empresa a capacidade de contratar em poucos dias.

• Extrato do Simples Nacional: declarações transmitidas por competência e DAS pagos, competência por competência
• Relatório de situação fiscal no e-CAC: pendências de declaração, de pagamento e de parcelamento
• Certidão conjunta RFB/PGFN, com a data de validade anotada no calendário
• Certidão estadual da SEFAZ-PI, para quem tem inscrição estadual
• Certidão municipal da SEMF de Teresina, incluindo taxas e ISSQN retido
• Cadastro: CNAE, endereço, quadro de sócios e inscrições conferidos contra o contrato social
• Caixas postais: DTE-SN, DT-e estadual e DT-e municipal sem mensagem pendente

Quando a certidão sai positiva, o roteiro é sempre o mesmo: puxar o extrato para identificar competência, tributo e valor de cada débito; confirmar se o débito é real, porque pendência de declaração às vezes aparece como débito de tributo que já foi pago; corrigir o que for erro por retificação; e, para o que for dívida de verdade, escolher entre pagar à vista e parcelar. Só depois disso a certidão volta a sair — e, no caso de parcelamento, sai como positiva com efeito de negativa enquanto as parcelas estiverem em dia.

Vale colocar a validade das certidões no mesmo calendário das obrigações. Certidão vencida no dia da assinatura de um contrato tem o mesmo efeito prático de certidão positiva: o negócio para. Empresa que participa de licitação ou tem contrato com órgão público precisa de rotina fixa de renovação, e não de corrida no dia.

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Como funciona o Programa Sintonia e por que a nota de conformidade passou a valer dinheiro?

O Sintonia é o programa de estímulo à conformidade tributária da Receita Federal que classifica os contribuintes por grau de regularidade e concede vantagens administrativas a quem fica no nível mais alto. Ele foi instituído pela Lei Complementar nº 225, de 8 de janeiro de 2026 — o Código de Defesa do Contribuinte —, regulamentado pela Instrução Normativa RFB nº 2.316, de 25 de março de 2026, que revogou a Portaria RFB nº 511/2025 do projeto piloto, e ajustado pela IN RFB nº 2.339, de 21 de agosto de 2026. A Receita mantém as regras e os materiais do programa na página institucional do Sintonia. Não há adesão, formulário nem requerimento: a classificação é automática e sai do histórico da própria empresa.

A avaliação é periódica e considera quatro domínios: regularidade cadastral, declarações e escriturações entregues em dia, consistência das informações prestadas e pagamento dos tributos — este último e os dois primeiros com peso 1, e a consistência com peso 2. Os contribuintes recebem graus de A+ a D, e quem chega ao grau A+ recebe o Selo Sintonia, com validade de um ano. Desde abril de 2026 a classificação alcança empresas de todo o país, inclusive optantes pelo Simples Nacional; o microempreendedor individual está fora. O ajuste de agosto de 2026 mexeu no domínio Consistência, para que informações de procedimentos fiscais já concluídos passem a refletir na nota de forma mais tempestiva.

O que a nota alta dá — e o que ela não dá

Os benefícios estão concentrados em quem tem o Selo Sintonia, ou seja, na empresa classificada em A+. A primeira natureza é de prioridade administrativa (art. 11 da IN RFB nº 2.316/2026): análise prioritária de restituição, ressarcimento e reembolso, atendimento, análise de demandas cadastrais, habilitações, regimes especiais, fruição de benefícios fiscais, processos de revisão e consultas. A segunda é econômica (art. 12): desconto de 1% no pagamento à vista da CSLL devida até o vencimento, que sobe um ponto a cada 12 meses de selo até o teto de 3%, com limite anual de valor (art. 13); vedação ao registro ou à averbação de arrolamento de bens e direitos; e preferência como critério de desempate em licitação, respeitada a preferência das micro e pequenas empresas.

Há ainda o benefício que mais muda a rotina: quem tem o Selo Sintonia (grau A+) pode fazer a autorregularização em até 60 dias, sem multa de mora, quando a Receita identifica indício de infração e comunica o contribuinte — é o art. 14, § 1º, da IN RFB nº 2.316/2026. Para os demais graus (A, B, C e D), a instrução normativa não lista benefícios próprios: a nota vale como diagnóstico e como caminho para o selo. Antes de contar com qualquer vantagem, confirme no texto da IN qual delas se aplica ao seu caso.

O bônus calculado sobre a CSLL só alcança quem apura CSLL — Lucro Presumido ou Lucro Real — e, mesmo assim, só quem tem o Selo Sintonia. Para o optante do Simples Nacional, o valor de uma boa classificação está na prioridade de atendimento e de análise de pedidos e na janela de autorregularização de 60 dias, ambas ligadas ao grau A+, e não em desconto de contribuição.

A consequência prática do Sintonia é que a conformidade deixou de ser só ausência de problema e passou a ser um ativo comparável. Quem entrega no prazo, declara de forma consistente e paga no vencimento sobe de grau; quem entrega atrasado, retifica muito e paga com atraso desce — e a diferença entre os dois aparece na velocidade com que a Receita resolve os pedidos de cada um. Para empresa que depende de restituição, de regime especial ou de habilitação, isso vira prazo de caixa.

Como a nota olha histórico, ela não muda em uma semana. O próprio grau A+ exige um histórico longo de avaliação. Sair de um grau ruim exige alguns períodos de entrega pontual e de informação coerente entre PGDAS-D, eSocial, EFD-Reinf, DCTFWeb e notas emitidas. É mais um motivo para resolver declaração atrasada antes que ela envelheça: o atraso de hoje continua pesando na classificação depois de regularizado.

O ano-teste do IBS e da CBS muda o que na conformidade de 2026?

Em 2026 o IBS e a CBS existem com alíquotas simbólicas e o recolhimento é dispensado para quem cumprir as obrigações acessórias. Os arts. 343 e 346 da Lei Complementar nº 214/2025 instituem as alíquotas de teste de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, aplicáveis aos fatos geradores ocorridos de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026. O art. 348, § 1º, assegura a dispensa do recolhimento em relação aos sujeitos passivos que cumprirem as obrigações acessórias previstas na legislação. A conformidade documental deixou de ser burocracia e passou a ser a condição para não pagar.

Mesmo quem recolher não fica com custo adicional neste ano: o art. 348 determina que os valores pagos sejam compensados com redução da contribuição ao PIS e da Cofins e, se não houver débito suficiente, compensados com outros tributos federais ou ressarcidos em até 60 dias. Os valores simbólicos de 2026 também não integram a base de cálculo do ICMS e do ISS. O ônus do ano-teste, portanto, é operacional: emitir documento fiscal com os campos novos, corretamente preenchidos.

O que muda no documento fiscal — e quando cada prazo começa

O documento fiscal passa a ter campos próprios de CBS e de IBS, o que exige sistema emissor atualizado e cadastro de produtos e serviços coerente com a nova classificação. Em Teresina, a SEMF já disponibilizou no emissor municipal a opção de emissão de NFS-e no padrão nacional com destaque de IBS e CBS, pelo menu de emissão de nota do prestador. Quem emite pelo sistema antigo precisa acompanhar as orientações da Secretaria, porque documento fora do padrão é documento inconsistente.

O cronograma de obrigatoriedade tem data, e ela é oficial. O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, fixou o início da obrigatoriedade de emissão dos documentos fiscais eletrônicos do IBS e da CBS, com base no art. 112 do Decreto nº 12.955/2026 e no art. 112 da Resolução CGIBS nº 6/2026, e a Receita Federal publicou o cronograma no mesmo dia. Para a NFS-e, as datas são estas:

A obrigatoriedade se prende ao fato gerador da operação, e não à data em que a nota foi emitida — é assim que o ato está escrito, e é isso que decide qual regra vale para um serviço prestado no fim de setembro e faturado em outubro. Os demais documentos têm cronograma próprio no mesmo ato: NF-e e NFC-e, por exemplo, entraram em 3 de agosto de 2026.

Optantes pelo Simples Nacional não se sujeitam às alíquotas de transição do IBS e da CBS em 2026; a entrada deles no novo modelo vem depois. Isso não significa que o ano-teste passe longe: a empresa do Simples continua sendo tomadora e fornecedora de quem está no regime geral, recebe documento com campos novos, e precisa que o cadastro dela esteja correto para que o cliente consiga emitir a nota do jeito certo. Cadastro errado de um lado gera recusa de documento do outro.

⚠️ O que ainda depende de terceiro é a versão do seu emissor. O layout com os campos de IBS e CBS chega a cada sistema no ritmo de quem o desenvolve, e o cronograma do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 vale para o fato gerador, não para a data em que o software foi atualizado. Antes de faturar, confirme com o fornecedor se a sua versão já emite no padrão nacional e, em Teresina, confira no portal da SEMF qual menu do emissor municipal usar em cada tipo de operação.

Para 2027 e 2028 a própria LC nº 214/2025 já fixa alíquotas de transição menores para o IBS, e a CBS entra em regime integral em 2027, substituindo PIS e Cofins. A substituição gradual do ICMS e do ISS vai de 2029 a 2032, com o modelo pleno a partir de 2033. Nada disso exige decisão neste mês, mas explica por que arrumar cadastro, CNAE, classificação de item e rotina de emissão em 2026 é investimento, e não capricho: o ano em que o erro é barato é exatamente este.

Como montar a rotina de conformidade fiscal da sua empresa (com checklist)?

A rotina que funciona tem três frequências e responsáveis definidos: toda semana, alguém abre as caixas postais eletrônicas e confere as notas emitidas; todo mês, o faturamento é fechado por atividade e enviado ao contador em data combinada, e as guias são pagas no vencimento; todo trimestre, extratos de débito, certidões e cadastro são conferidos nas três esferas. Coloque um nome e uma data ao lado de cada linha da lista. Tarefa sem dono volta a ser tarefa de ninguém no primeiro mês cheio.

Quem faz o quê, e até quando

Envie os documentos por um canal só, em data combinada — nota fiscal e extrato bancário espalhados em conversas de WhatsApp produzem apuração incompleta. Guarde o comprovante de cada guia paga junto da competência, e não numa pasta geral de pagamentos: o dia em que alguém pedir prova de recolhimento de uma competência de dois anos atrás vai chegar. E avise o contador antes de mudar algo estrutural: abrir filial, mudar de endereço, começar a vender mercadoria, contratar o primeiro funcionário, prestar serviço para cliente de outro município. Cada uma dessas decisões muda obrigação acessória, e avisar depois significa corrigir com multa.

Se você tem dúvida sobre o que o seu escritório atual está entregando, o caminho é pedir por escrito a lista das obrigações da sua empresa, com prazo e status de cada uma. É o mesmo teste que sugerimos nas 5 perguntas antes de contratar um escritório de contabilidade em Teresina. Quem entrega sabe responder em um dia; quem não entrega demora e responde em termos vagos. Se o vocabulário do relatório for o obstáculo, o glossário dos termos que aparecem na sua empresa todo mês ajuda a fazer as perguntas certas.

O checklist abaixo é o diagnóstico inicial dessa rotina. Ele não olha os seus documentos — olha os sinais que você mesmo reconhece na empresa. Marque o que for verdade hoje e leve o resultado para a conversa com quem cuida da sua contabilidade.

💡 Quer a lista das obrigações da sua empresa com prazo e status, conferida nas três esferas, antes de decidir qualquer coisa? Falar com um contador →

Perguntas frequentes sobre conformidade fiscal em Teresina

Conceitos, cadastro e responsabilidades

Prazos, declarações e rotina mensal

Simples Nacional, débitos e exclusão

Teresina: ISS, NFS-e, taxas e licenças

SEFAZ-PI, multas, certidões e 2026

Simples Nacional, débitos e exclusão

Rogério Batista Osterno

Contador · CRC-PI 010656-O · RBO Contabilidade — Teresina/PI

Rogério Batista Osterno é contador (CRC-PI 010656 - O) e responsável técnico da RBO Contabilidade, em Teresina-PI, com 12 anos de profissão. Cuida da rotina de conformidade das empresas atendidas pelo escritório: prazos de declaração, apuração do Simples Nacional, ISS e NFS-e na SEMF, obrigações estaduais na SEFAZ-PI e regularização de débitos antes que virem exclusão de regime. Atende Teresina, os demais municípios do Piauí, a Grande Teresina, Timon-MA e empresas de todo o Brasil no atendimento online.