5 perguntas que você deve fazer antes de contratar um escritório de contabilidade em Teresina — e o que exigir por escrito em cada resposta

Quais são as 5 perguntas que você deve fazer antes de contratar um escritório de contabilidade em Teresina?

As cinco perguntas são estas: qual é o número de registro do escritório e do contador responsável no CRC-PI; quais serviços entram no contrato e quais são cobrados à parte; quem atende a minha empresa no dia a dia, por qual canal e em quanto tempo responde; o que vocês conhecem do meu segmento, do ISS de Teresina e das regras da SEFAZ-PI; e como vocês controlam prazos, protegem meus dados e quem responde pela multa se uma entrega atrasar. Faça as cinco na mesma conversa e peça, em cada uma, o papel que transforma a resposta em compromisso: certidão de registro, proposta detalhada, contrato assinado, protocolo de entrega e política de tratamento de dados. Resposta boa que não vira documento continua sendo só uma conversa agradável.

A ordem importa. Registro vem primeiro porque, sem ele, nada do que vier depois se sustenta — um escritório sem registro ativo no Conselho não pode assinar as suas demonstrações contábeis. Serviços e preço vêm em segundo, porque a maioria das brigas entre empresa e contabilidade nasce de um serviço que o cliente achava que estava incluído e o escritório achava que era extra. Atendimento, conhecimento técnico e controle de prazos fecham o bloco, e são as três respostas que dizem como vai ser a rotina depois que a novidade passar.

Quem começa perguntando o preço decide pelo número errado. Honorário mensal baixo com escopo indefinido costuma sair mais caro no primeiro problema: a retificação de uma declaração, o parcelamento de um débito que ninguém viu, a rescisão feita fora do prazo, a regularização de uma empresa que ficou dois anos sem escrituração. O preço entra na conversa, e entra por escrito — só não entra antes de você saber exatamente o que está comprando.

Repare em como o escritório responde. Contador que devolve tudo com “deixa comigo” e muda de assunto quando você pergunta o número do registro está dizendo alguma coisa. Contador que pede o seu faturamento dos últimos doze meses, a folha, o CNAE e o endereço antes de falar em preço está fazendo o que precisa ser feito: sem esses dados, ninguém consegue dizer qual regime cabe na sua empresa nem quanto trabalho ela dá por mês.

Para a reunião render, leve o cartão CNPJ, o contrato social com a última alteração, o faturamento mês a mês do último ano, a relação de funcionários com salários e, se a empresa já existe, as últimas guias pagas e o extrato de pendências do e-CAC. Com isso na mesa, a conversa deixa de ser sobre promessa e passa a ser sobre a sua empresa. Se você ainda vai abrir o negócio, leve a atividade pretendida e o endereço — em Teresina, o endereço decide licença e, às vezes, decide se a atividade pode funcionar ali.

As cinco perguntas valem igual para quem está abrindo empresa, para quem é MEI e quer contabilidade de apoio e para quem pensa em trocar de contador. Muda o peso de cada uma: quem está abrindo precisa insistir na quarta pergunta (enquadramento e licenças); quem está trocando precisa insistir na quinta (prazos, documentos e responsabilidade pelo que ficou para trás).

Como conferir se o escritório e o contador têm registro ativo no CRC-PI?

São dois registros diferentes e você precisa conferir os dois: o registro profissional do contador que vai assinar pela sua empresa e o registro da organização contábil, que é o cadastro do escritório como pessoa jurídica no Conselho Regional. O Decreto-Lei nº 9.295/1946 condiciona o exercício da profissão ao registro no CRC (art. 12) e determina, no art. 15, que empresas e filiais que explorem serviços técnicos contábeis só podem executá-los com os encarregados da parte técnica exclusivamente habilitados e registrados. Peça os dois números, anote e confira no cadastro do Conselho antes de assinar qualquer coisa.

O registro do profissional e o registro do escritório não se substituem

O registro profissional é pessoal e intransferível: identifica o contador ou o técnico em contabilidade habilitado, com as regras atuais de concessão e manutenção na Resolução CFC nº 1.707/2023. O registro da organização contábil é da empresa que presta o serviço, disciplinado pela Resolução CFC nº 1.708/2023, que admite sócio de outra profissão regulamentada, desde que registrado no conselho dele, mas exige que o sócio majoritário seja profissional da contabilidade. E a responsabilidade técnica dos serviços privativos é sempre de contador registrado, comprovada no contrato social, em contrato de trabalho, em contrato de prestação de serviço ou em declaração de responsabilidade técnica. Um escritório pode ter dezenas de funcionários e um único responsável técnico; o que as normas exigem é que a parte técnica esteja nas mãos de quem tem habilitação registrada.

Pergunte, então, quem é o contador que assina pela sua empresa e qual é o registro dele. É o nome dessa pessoa que vai aparecer no balanço, na DRE, na DECORE que o banco vai pedir para liberar crédito e nas demonstrações que você entregar num processo de licitação ou de financiamento. Se ninguém souber dizer esse nome na reunião, você ainda não sabe quem está contratando.

Como fazer a conferência em dez minutos

Os Conselhos mantêm consulta cadastral pública de profissionais e de organizações contábeis. Com o número em mãos, abra a Consulta Cadastral Nacional do CFC, escolha o tipo de registro — profissional ou organização contábil — e digite o número no formato UF-999999. A consulta mostra se o registro existe, qual é a categoria anunciada (contador ou técnico em contabilidade) e se a situação está ativa; suspenso, baixado e cancelado também aparecem. Registro e atualização cadastral no estado se resolvem no CRC-PI. Se o escritório executa serviços em mais de um estado, ele precisa comunicar previamente ao CRC em que o profissional ou a organização está registrado o local onde os serviços serão executados (art. 23 do Decreto-Lei nº 9.295/1946, redação da Lei nº 12.249/2010) — pergunta pertinente para quem contrata em Teresina um escritório sediado fora.

⚠️ Serviço técnico contábil prestado por quem não tem registro sujeita o infrator às penalidades do Decreto-Lei nº 9.295/1946 (art. 27), que vão de multa a suspensão do exercício profissional. O prejuízo maior, porém, é seu: demonstração contábil assinada por pessoa sem registro ativo tende a ser recusada por banco, por junta comercial e em processo licitatório, e você descobre isso justamente no dia em que precisa do documento.

Para efeito de comparação, os dados que você deveria conseguir de qualquer escritório são exatamente os que a RBO informa sem que ninguém precise pedir: RBO Contabilidade LTDA, CNPJ 36.132.837/0001-31, organização contábil registrada sob o CRC-PI 000780-O, com responsável técnico Rogério Batista Osterno, CRC-PI 010656 - O. São dois números distintos porque são dois registros distintos, e os dois são verificáveis na consulta cadastral do Conselho. Quem responde pela parte técnica também tem página pública com formação e histórico.

Uma observação sobre responsabilidade, porque ela costuma ser mal entendida: o Código Civil trata o contabilista como preposto do empresário e, nos arts. 1.177 e 1.178, distribui os efeitos dos atos praticados. Atos culposos praticados no exercício da função respondem perante o preponente — isto é, perante você; atos dolosos respondem também perante terceiros, solidariamente. Contratar quem tem registro ativo e contrato escrito é o que permite discutir essa responsabilidade depois, em vez de descobrir que não há nem com quem discutir.

Quais serviços estão no contrato e o que é cobrado à parte?

O contrato escrito é obrigatório. A Resolução CFC nº 1.590/2020 determina, no art. 1º, que o profissional ou a organização contábil celebre contrato de prestação de serviços por escrito, com a finalidade de comprovar a extensão e os limites da responsabilidade técnica. O art. 2º lista o conteúdo mínimo, e é nele que você deve cobrar detalhe: identificação das partes, relação dos serviços com a periodicidade, valor de cada serviço (eventual, habitual ou permanente), condições de pagamento, forma de reajuste, prazo de duração e cláusula rescisória com prazo de prévio aviso. Escritório que se recusa a colocar o escopo no papel está descumprindo a norma do próprio Conselho.

O que costuma estar no honorário mensal

Na maioria dos contratos de micro e pequena empresa, o mensal cobre a escrita fiscal (registro das notas de entrada e saída, apuração dos tributos e emissão das guias), a escrituração contábil (lançamentos, balancetes e demonstrações do exercício), o departamento pessoal de uma folha de tamanho previsto em contrato (admissão, folha mensal, férias, décimo terceiro, rescisões dentro de um limite) e a transmissão das obrigações acessórias recorrentes do regime da empresa. Confira se o número de notas, de funcionários e de contas bancárias conciliadas está escrito — é o que define o preço e é o que costuma mudar quando a empresa cresce.

O que quase sempre é cobrado à parte

Abertura, alteração e baixa de empresa, parcelamento de débitos, defesa em fiscalização, regularização de períodos anteriores à contratação, imposto de renda dos sócios, laudos, perícias, emissão de certificado digital, projeções para financiamento e trabalho de recuperação de escrituração atrasada normalmente entram como serviço eventual. Não há nada de errado nisso, desde que esteja no contrato com o valor ao lado, como a norma exige. O problema aparece quando o serviço eventual é apresentado como cortesia na venda e cobrado como extra três meses depois.

⚠️ O art. 3º da Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que o contratante forneça anualmente a Carta de Responsabilidade da Administração, prevista na ITG 1000, para o encerramento do exercício. O documento segrega o que é responsabilidade da administração da empresa (guarda de documentos, controles internos, veracidade das informações entregues) do que é responsabilidade técnica do contador. Se o escritório nunca pediu essa carta, a escrituração está sendo feita sem a formalização que a norma manda — e, se houver discussão depois, ninguém sabe onde termina a responsabilidade de cada lado.

A proposta comercial também tem status normativo. O art. 4º da mesma resolução descreve a oferta de serviços com detalhamento, periodicidade, valor de cada serviço, condições de pagamento, prazo e forma de reajuste; aceita, ela pode se converter em contrato. Guarde a proposta que você recebeu, porque é o documento que mostra o que foi prometido na venda. Quando a minuta do contrato chegar com escopo menor que o da proposta, a hora de discutir é antes da assinatura.

Não existe tabela pública de honorário que sirva para todo mundo, porque o trabalho varia com o regime tributário, o volume de notas, o tamanho da folha e o estado em que a empresa chega. Comércio no Simples com duzentas notas por mês e seis funcionários dá mais trabalho que uma holding familiar sem movimento. O que você pode e deve exigir é o critério: quantas notas, quantos funcionários e quais obrigações estão dentro do valor combinado, e o que acontece quando a empresa passa disso.

💡 Quer que alguém leia a minuta que você recebeu antes de assinar, apontando o que falta em relação ao que a Resolução CFC nº 1.590/2020 exige? Mande a proposta pelo WhatsApp e peça essa leitura.

Quem vai cuidar da minha empresa no dia a dia e em quanto tempo respondem?

Você precisa sair da reunião sabendo três nomes e um prazo: quem responde pelo fiscal, quem responde pelo contábil, quem responde pelo departamento pessoal e em quantas horas ou dias úteis uma solicitação é respondida. Escritório organizado tem essa divisão e não hesita em dizer os nomes. Escritório que responde "fale com a gente no WhatsApp que alguém resolve" está terceirizando para você a tarefa de descobrir com quem falar toda vez que aparecer um problema.

O segundo ponto é o canal. WhatsApp resolve a pergunta rápida e é o meio que a maioria dos clientes prefere em Teresina — a RBO usa e não vê problema nisso. O cuidado é outro: solicitação que gera obrigação precisa ficar registrada. Pedido de rescisão, alteração de endereço, mudança de sócio, opção por regime tributário, autorização para parcelar débito, tudo isso vira mensagem escrita com data, e o escritório confirma o recebimento. Combinado verbal some quando alguém muda de celular; combinado escrito continua lá no dia em que a Receita perguntar.

O terceiro ponto é a rotina do mês. Pergunte até que dia você precisa enviar as notas, os extratos e as movimentações de pessoal, e até que dia as guias chegam na sua mão. Contabilidade que recebe documento no dia 18 e precisa apurar até o dia 20 trabalha em regime de emergência todo mês, e regime de emergência erra. Quando o calendário interno está definido — documentos até o dia 5, apuração até o dia 12, guias enviadas até o dia 15 —, o mês inteiro corre sem susto.

Sobre presencial e online: em Teresina os dois formatos convivem bem, e a escolha depende mais do seu perfil que da tecnologia. Documento físico praticamente desapareceu — nota é eletrônica, folha é digital, banco é aplicativo. O que sobra de presencial é a conversa: a reunião de fechamento do ano, o planejamento antes de uma mudança de regime, a análise de uma proposta de financiamento. Se você valoriza sentar com o contador, confirme que existe endereço em Teresina e que a reunião não depende de insistência. Se você prefere resolver por vídeo, confirme que existe agenda e que alguém entra na chamada com o balancete aberto.

Pergunte também sobre rotatividade. Escritório que troca de analista fiscal a cada três meses faz a sua empresa recomeçar do zero toda vez, e o custo disso aparece em retificação e em pergunta repetida. Não existe número mágico de tempo de casa, mas a pergunta é legítima: há quanto tempo está com vocês a pessoa que vai cuidar da minha empresa? A resposta diz bastante sobre como o escritório trata quem trabalha nele — e isso chega até você.

Se a sua empresa já funciona e você está insatisfeito com o atendimento atual, o roteiro de transição está descrito na última seção deste guia e na página sobre trocar de contador. Trocar no meio do ano é possível; o que não dá é trocar sem distrato, sem a documentação de volta e sem saber quem transmite a obrigação do mês da virada.

Como saber se o escritório entende do meu segmento e das regras de Teresina?

Faça perguntas de sondagem técnica que você consegue conferir depois. Quatro funcionam bem em Teresina: em qual anexo do Simples Nacional a minha empresa se enquadra e por quê; qual é o código de serviço e a alíquota de ISS da minha atividade no sistema da NFS-e da Prefeitura; o que acontece com o ICMS quando eu compro mercadoria de fora do Piauí; e qual é o grau de risco da minha atividade para efeito de alvará. Quem trabalha com empresas daqui responde as quatro com naturalidade, citando o caso de clientes do mesmo ramo. Quem nunca olhou uma NFS-e de Teresina hesita na segunda.

ISS de Teresina, NFS-e e código de serviço

Prestador de serviço estabelecido em Teresina emite a NFS-e no sistema da Secretaria Municipal de Finanças e recolhe o ISSQN segundo o Código Tributário do Município, a Lei Complementar nº 4.974/2016, e seu regulamento. As alíquotas vão de 2% a 5%, conforme o Anexo VIII (art. 136 da LC nº 4.974/2016, com a redação da LC nº 5.093/2017), e é o código de serviço escolhido na emissão que determina qual se aplica — errar o código erra o imposto, e a correção depois exige substituir nota e refazer apuração. A Lei Complementar nº 6.313/2025 alterou o local de incidência do ISS e as regras de recolhimento, inclusive do imposto retido na fonte, o que obriga a reler o enquadramento de quem presta ou toma serviço fora do município. A guia do ISSQN, próprio ou retido, é gerada no próprio sistema da NFS-e de Teresina. Optante do Simples Nacional recolhe o ISS dentro do DAS, o que não dispensa a emissão correta da nota nem o acompanhamento das retenções feitas pelos seus clientes. Montamos uma tabela de ISS de Teresina justamente porque essa é a dúvida que mais chega aqui.

Anexo do Simples, Fator R e pró-labore

Serviço no Simples Nacional cai no Anexo III ou no Anexo V conforme a relação entre a folha de pagamento dos últimos doze meses e a receita bruta do mesmo período, o Fator R de que trata a Lei Complementar nº 123/2006 (art. 18, §§ 5º-J e 5º-M). Atingindo 28%, a atividade que seria tributada pelo Anexo V passa ao Anexo III, que começa em alíquota nominal menor. Clínica, escritório de engenharia, agência de publicidade, consultoria e academia vivem essa conta todo mês, e a decisão sobre pró-labore entra nela. Pergunte ao escritório como ele acompanha esse indicador ao longo do ano — quem só descobre em dezembro descobriu tarde. Você mesmo pode fazer a simulação no nosso simulador de Fator R e na calculadora de pró-labore.

ICMS, SEFAZ-PI e quem compra de fora do estado

Comércio e indústria em Teresina convivem com regras estaduais que não existem para quem só presta serviço. A antecipação parcial do ICMS na entrada de mercadoria destinada à comercialização vinda de outro estado tem base no art. 31, § 5º, da Lei nº 4.257/1989, acrescentado pela Lei nº 7.436/2020, e é regulamentada no RICMS-PI (Decreto nº 21.866/2023). A substituição tributária, que alcança boa parte dos itens de supermercado, farmácia, bebidas e autopeças, está no Anexo X do mesmo decreto, e o diferencial de alíquota na compra de bem para uso, consumo ou ativo imobilizado sai da mesma lei estadual e do mesmo regulamento. A numeração dos artigos do RICMS muda a cada alteração do regulamento, e por isso convém conferir o dispositivo vigente no Portal da Legislação da SEFAZ-PI antes de citar em defesa ou em pedido de restituição. Mesmo empresa do Simples Nacional paga esses valores por fora do DAS, o que costuma surpreender quem abriu o negócio ouvindo que “no Simples é tudo numa guia só”. Pergunte ao escritório como ele controla essas entradas e quem confere se o valor cobrado está certo. O Simples tem sublimite para ICMS e ISS: passando dele, a empresa continua no regime para os tributos federais, mas recolhe ICMS e ISS fora do DAS, pelas regras estadual e municipal.

Grau de risco, alvará e registro na JUCEPI

Antes do alvará vem a classificação de risco da atividade. A Lei nº 13.874/2019 dispensou atos públicos de liberação para atividades classificadas como de baixo risco, o que na prática permite abrir e operar sem licença prévia em parte dos casos — e mantém a exigência integral nos demais. Em Teresina, a classificação depende do CNAE e do endereço, e o mesmo CNAE pode ter tratamento diferente conforme a área construída ou a zona. A consulta prévia de viabilidade na JUCEPI, pelo ambiente do Piauí Digital integrado à Redesim, é o passo que antecede o CNPJ: é ali que o município responde se a atividade pode funcionar no endereço escolhido. Para conferir antes de decidir, use a página de grau de risco em Teresina e, se o assunto for abrir, o passo a passo de como abrir uma empresa em Teresina.

Se a sua empresa vende ou presta serviço também em Timon-MA, ou se tem sócio morando lá, avise na reunião. A Grande Teresina cruza divisa de estado, e isso muda ISS de serviço prestado fora do município, inscrição estadual, emissão de nota e, em alguns casos, a decisão sobre onde instalar a filial. É um detalhe que escritório de fora da região costuma tratar como se fosse tudo a mesma praça — e não é. Quem for por esse caminho encontra o roteiro em abrir uma filial em Teresina.

O escritório está preparado para o IBS e a CBS em 2026?

Em 2026 o IBS e a CBS já aparecem nos documentos fiscais, em alíquota de teste. A Lei Complementar nº 214/2025 fixa, para este ano, alíquota de 0,1% de IBS (art. 343) e de 0,9% de CBS (art. 346), e o art. 348 dispensa o recolhimento do contribuinte que cumprir integralmente as obrigações acessórias exigidas — na prática, o destaque dos dois tributos nos documentos fiscais. Quando há recolhimento, o valor é compensado por redução correspondente de PIS e Cofins, de modo que 2026 não acrescenta ônus tributário. O que acrescenta é trabalho: cadastro de produtos e serviços revisado, emissor atualizado dentro do cronograma do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 e apuração conferida mês a mês.

⚠️ A dispensa do recolhimento em 2026 é condicionada: alcança apenas quem cumprir integralmente as obrigações acessórias, na forma do art. 348, § 1º, da LC nº 214/2025. A linha do tempo até aqui: o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 afastou penalidades e considerou a condição atendida até 1º/08/2026; desde 03/08/2026, pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, NF-e e NFC-e já exigem os campos, com 1º/10/2026 para a NFS-e de serviços em geral, 1º/12/2026 para locação de bens móveis e imóveis por pessoa jurídica e 1º/01/2027 para o optante do Simples Nacional. Sobre a nota: a validação que rejeitaria o documento sem os campos foi suspensa por ato técnico conjunto do CGIBS e da Receita Federal de 31/07/2026, e a nota continua sendo autorizada — a obrigação de informar é que permanece. E a LC nº 227/2026 acrescentou os §§ 3º e 4º ao art. 348: lavrado auto de infração por descumprimento de obrigação acessória de IBS e CBS, o contribuinte é intimado a suprir a omissão em 60 dias, e o atendimento extingue a penalidade. Confirme a regra de validação vigente nas orientações da Receita Federal para 2026 antes de contar com ela.

Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, ela está fora das alíquotas-teste de 2026 por força do art. 348, III, “c”, da LC nº 214/2025: neste ano não há destaque de IBS e CBS nos documentos fiscais, ressalvadas as operações de devolução. Para ela, pergunte outra coisa ao escritório: se as notas seguem sendo emitidas pelo emissor de sempre, sem troca de sistema no meio do ano, e quem vai acompanhar o cronograma de obrigatoriedade — pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, o optante entra em 1º/01/2027, e quem avisa isso em dezembro avisa tarde.

Se a empresa está fora do Simples, pergunte ao escritório o que ele já fez, não o que pretende fazer. Peça três confirmações: a versão do sistema emissor com os campos de IBS e CBS e a data em que ela entrou; a revisão do cadastro de produtos e serviços, com o que ficou pendente; e o nome de quem confere a apuração desses valores no fechamento, mesmo sem recolhimento. Se a resposta for genérica — “estamos acompanhando de perto” —, pergunte de novo, agora pedindo exemplo de cliente já ajustado.

Em Teresina há um reflexo municipal já publicado. Pela Portaria SEMF nº 20/2026, contribuintes estabelecidos no município que realizarem operações fora do campo do ISSQN, mas que sejam fato gerador de IBS e CBS — a locação de bens móveis é o exemplo mais comum, além de operações com bens imóveis —, devem emitir o documento pelo sistema emissor nacional da NFS-e, e não pelo emissor municipal, enquanto o emissor de Teresina não estiver habilitado a registrar esses fatos geradores. Quem tem receita de locação misturada com receita de serviço precisa separar as duas na emissão, e o destaque de IBS e CBS nesses documentos passa a ser obrigatório em 1º/12/2026.

Para empresa optante do Simples Nacional, a rotina de 2026 continua girando em torno do PGDAS-D e do DAS, e o documento fiscal segue sem o destaque de IBS e CBS. A atenção se desloca para 2027, quando o optante entra no cronograma de emissão, e para o calendário de transição da própria LC nº 214/2025. Boa parte das perguntas que chegam aqui — se compensa continuar no Simples, se o cliente que é empresa vai preferir fornecedor fora do regime, como fica o crédito — ainda depende de regulamentação e de dado que a sua empresa só vai ter no ano que vem. Escritório sério diz isso com todas as letras em vez de vender certeza sobre o que ninguém tem.

💡 Se você quer entender o que a reforma muda especificamente no seu ramo, em Teresina, a conversa começa olhando as suas notas dos últimos doze meses e o seu cadastro de produtos. Falar com um contador →

Que sistema o escritório usa e como meus dados e meu certificado digital ficam protegidos?

Pergunte quatro coisas: qual sistema contábil o escritório usa e se você tem acesso a algum portal; onde fica guardado o seu certificado digital e quem pode usá-lo; como o escritório acessa o e-CAC e os portais da sua empresa; e o que acontece com os seus arquivos se o contrato terminar. Software moderno é bom sinal, mas não é o que protege você — o que protege é o combinado sobre acesso, guarda e devolução, escrito no contrato.

Certificado digital e procuração eletrônica

O certificado A1 é um arquivo; quem tem o arquivo e a senha assina por você. O A3 fica em cartão ou token. Nos dois casos, defina por escrito onde ele é guardado, quem no escritório pode usá-lo e o que acontece na renovação. Existe caminho melhor que entregar o certificado: a procuração eletrônica no e-CAC da Receita Federal, que dá ao escritório acesso apenas aos serviços que você autorizar, com prazo de validade e revogação a qualquer momento pelo próprio portal. Procuração deixa rastro de quem fez o quê; certificado emprestado, não.

⚠️ Não entregue a senha da sua conta gov.br ao escritório, nem a do sócio. A conta é pessoal e dá acesso a serviços que não têm relação com a contabilidade da empresa, inclusive previdenciários e pessoais. O acesso do escritório se resolve por procuração eletrônica no e-CAC e por cadastro de usuário nos portais estadual e municipal, cada um com o seu próprio login.

LGPD: o escritório trata dados dos seus funcionários e dos seus clientes

Quando você envia a folha, o escritório passa a tratar CPF, endereço, dados bancários, dependentes e informação de saúde dos seus funcionários; quando envia as notas, trata dados dos seus clientes. A Lei nº 13.709/2018 se aplica a esse tratamento, e a divisão de papéis costuma ser esta: a sua empresa é controladora, o escritório opera por conta dela. Pergunte se existe cláusula de proteção de dados no contrato, quem é o encarregado, como o escritório comunica um incidente de segurança e por quanto tempo os arquivos ficam guardados depois do fim do contrato.

• O contrato tem cláusula de proteção de dados e define a finalidade do tratamento
• Existe portal ou pasta compartilhada em que você acessa balancetes, guias e protocolos
• Há cópia de segurança dos arquivos e alguém sabe dizer com que frequência ela é feita
• Na saída, o escritório entrega os arquivos digitais (XML das notas, SPED, folha e demonstrações)

Sobre a saída, um detalhe que muita gente só descobre tarde: os XML das suas notas fiscais e os arquivos do SPED são da sua empresa, e é você quem precisa guardá-los pelo prazo de decadência dos tributos. Se eles estão apenas no servidor do escritório, você depende da boa vontade de terceiros para atender uma fiscalização daqui a quatro anos. Peça acesso periódico a esses arquivos enquanto o contrato está em vigor, não só no dia do distrato.

Sistema bonito não substitui conferência. Já vi empresa com portal do cliente completo, aplicativo e painel de indicadores que estava com dois anos de escrituração contábil em aberto. Pergunte quando foi fechado o último balancete e peça para ver. A resposta vem em segundos quando a escrituração está em dia.

Como o escritório controla prazos e quem paga a multa se a entrega atrasar?

Peça para ver o calendário das obrigações da sua empresa e a regra de responsabilidade escrita no contrato. O controle de prazo tem duas pontas: o escritório precisa de rotina e sistema para transmitir no dia certo, e você precisa entregar documento e informação a tempo. O contrato deve dizer o que acontece nos dois casos — quando o atraso decorre de falha do escritório e quando decorre de documento que não chegou. Sem isso escrito, a discussão vira palavra contra palavra no dia em que a multa aparece.

Declarar e pagar são coisas diferentes, e confundir as duas é o que produz a maioria dos sustos. A DCTFWeb mensal é apresentada até o último dia útil do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores, conforme o art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 2.237/2024, com a redação dada pela IN RFB nº 2.248/2025. O pagamento do DARF apurado nessa declaração continua no dia 20 do mês seguinte, e o fechamento da folha no eSocial, no dia 15 — sem ele a DCTFWeb não fecha. São três datas encadeadas, e quem trata as três como uma só perde alguma.

⚠️ Mudou a conta do atraso. Desde 1º de janeiro de 2026, por força da Resolução CGSN nº 183/2025, que alterou a Resolução CGSN nº 140/2018, a multa por atraso do PGDAS-D corre do dia seguinte ao vencimento, e não mais a partir de abril do ano seguinte. São 2% ao mês-calendário ou fração sobre os tributos informados, limitados a 20%, com mínimo de R$ 50,00 por mês de referência. A DEFIS em atraso tem a mesma alíquota de 2% ao mês, limite de 20% e mínimo de R$ 200,00, além de R$ 100,00 por grupo de dez informações incorretas ou omitidas. A regra nova alcança também declarações antigas entregues fora do prazo agora.

Uma simulação hipotética e didática, só para dar tamanho ao número: uma ME no Simples com R$ 8.400,00 de tributos apurados num mês entrega o PGDAS-D daquela competência com três meses de atraso, de forma espontânea, antes de qualquer procedimento de ofício.

Tributos declarados no PGDAS-D ....... R$ 8.400,00
Atraso ............................... 3 meses-calendário
Multa: 2% x 3 = 6% sobre R$ 8.400,00 .. R$   504,00
Redução à metade (entrega espontânea) . R$   252,00
Mínimo legal por mês de referência .... R$    50,00
Valor devido na simulação ............. R$   252,00

O número é hipotético e serve para uma comparação: numa empresa média, três meses de atraso custam mais que a diferença de honorário entre duas propostas concorrentes. E a multa é só o começo — a declaração em atraso trava certidão negativa, e certidão travada trava financiamento, licitação e, às vezes, a renovação de um contrato com cliente grande.

A parte da responsabilidade precisa estar escrita com os dois lados. Do lado do escritório: transmitir no prazo o que depende apenas dele, avisar com antecedência do que falta e informar o cliente quando um prazo estiver em risco. Do seu lado: enviar documentos até a data combinada, comunicar admissão e rescisão antes do fato, informar mudança de endereço e de atividade. Quando o atraso decorre de ato culposo do escritório no exercício da função, a responsabilidade perante você encontra amparo no art. 1.177 do Código Civil; quando decorre de documento que nunca chegou, a conta é sua. Por isso o registro escrito das solicitações, tratado na terceira pergunta, deixa de ser formalidade.

Por fim, exija o comprovante. Toda declaração transmitida gera recibo, e todo recibo pode ser enviado a você no mês em que a entrega aconteceu. Um escritório que manda, junto com as guias, os protocolos do que foi transmitido está dando a você a única prova de que o trabalho foi feito — e está se protegendo também. Se pedir o recibo de uma declaração gerar constrangimento, anote o sinal.

Como avaliar, na prática, a proposta que você recebeu?

Pegue a proposta e a minuta do contrato, abra o checklist abaixo e marque só o que você consegue confirmar lendo o documento, não o que foi dito na reunião. São treze sinais que cobrem as cinco perguntas deste guia, e cada um tem um lugar previsível no papel: os dois registros no CRC-PI e a conferência deles na consulta cadastral; o contrato escrito com cada serviço, a periodicidade e o valor de cada um, inclusive os eventuais; a cláusula de rescisão com aviso prévio e devolução de documentos; o nome do contador responsável técnico; quem atende o fiscal, o contábil e o pessoal; o canal oficial e o prazo de resposta; o enquadramento no anexo do Simples explicado; a menção ao ISS de Teresina, ao código de serviço da NFS-e ou ao ICMS da SEFAZ-PI; o que já foi ajustado para IBS e CBS; a guarda do certificado digital e a forma de acesso ao e-CAC; e o compromisso de enviar todo mês os protocolos das declarações. A tabela abaixo diz onde procurar cada um.

A leitura do resultado é direta. Poucos itens marcados não significam que o escritório é ruim — significam que a proposta ainda não está em condição de ser comparada com outra, e que falta pedir documento. Muitos itens marcados significam que você tem material para decidir, e aí entram critérios que nenhum checklist mede: se você entendeu as explicações, se o prazo de resposta combinado é compatível com o seu ritmo e se o preço faz sentido para o escopo descrito.

Faça o exercício com duas ou três propostas na mesa. Quando você marca os mesmos treze itens em cada uma, a comparação deixa de ser entre valores mensais e passa a ser entre escopos. É comum a proposta mais barata perder cinco ou seis itens — e a diferença entre elas aparecer inteira na primeira vez que a empresa precisa de alguma coisa fora do arroz com feijão.

O resultado do checklist é uma leitura de proposta, não um parecer sobre a qualidade técnica do escritório nem uma previsão de economia. Um contrato completo executado com desleixo é pior que um contrato enxuto cumprido à risca. O que o checklist faz é evitar que você assine sem saber o que está assinando.

Quais sinais indicam que é melhor não contratar — e como trocar de escritório sem perder prazo?

Alguns sinais pedem recuo imediato: recusa de assinar contrato escrito, promessa de percentual de economia antes de olhar um único documento, proposta de emitir nota de serviço que não foi prestado ou de "colocar despesa" para baixar imposto, cobrança de honorário sem recibo, recusa de entregar os protocolos das declarações e ausência de registro ativo no Conselho. Nenhum desses depende de você entender de contabilidade para perceber. Todos aparecem antes da assinatura, se você pedir os papéis.

• A proposta não menciona contrato escrito, ou o contrato "fica para depois"
• Prometem redução de imposto em percentual antes de ver faturamento, folha e notas
• Sugerem emitir nota de serviço não prestado, ou usar despesa de terceiro
• Não informam o número de registro do escritório nem o do contador responsável
• Recusam-se a enviar os recibos das declarações transmitidas
• Pedem a senha da sua conta gov.br em vez de procuração eletrônica no e-CAC
• Falam em "resolver" pendência na Receita por caminho que ninguém explica
• Não sabem responder qual é o anexo do Simples da sua atividade nem por quê

⚠️ Planejamento tributário é lícito e consiste em escolher, dentro da lei, a forma menos onerosa de operar — regime, enquadramento, estrutura societária, política de pró-labore. Emitir nota de operação que não existiu, omitir receita, inserir despesa fictícia ou usar documento falso é outra coisa: a Lei nº 8.137/1990 tipifica essas condutas como crime contra a ordem tributária, com pena de reclusão e multa, e o sócio administrador responde. Quando a proposta de economia vem sem base legal citada, peça o artigo da lei. Se não vier, você já sabe do que se trata.

Há sinais mais sutis, que só aparecem depois: balancete que nunca fica pronto, guia que chega sempre no dia do vencimento, resposta que demora uma semana, imposto calculado sobre faturamento que você não reconhece, sócio que nunca viu um balanço da própria empresa. Se você já está nessa situação, a pergunta deixa de ser "como escolher" e passa a ser "como sair sem prejuízo".

O roteiro da troca, sem perder entrega

A saída também é regulada. O Capítulo II da Resolução CFC nº 1.590/2020 trata do distrato, que formaliza o rompimento do vínculo e estabelece a cessação das responsabilidades de cada parte, com notificação prévia e disponibilização da documentação. A norma também prevê que cabe ao profissional elaborar as demonstrações contábeis do período correspondente à sua responsabilidade técnica, salvo disposição expressa em contrário no distrato. Ou seja: o escritório que sai fecha o que era dele, e isso é combinado por escrito, não deixado no ar.

Sobre o momento: dá para trocar em qualquer mês, e a virada limpa é aquela em que uma competência inteira fica com um só responsável. Definir que o escritório antigo entrega até a competência de um mês e o novo assume a partir da seguinte evita a situação clássica em que os dois acham que o outro ia transmitir. Para quem está fora do Simples, virar no início do ano-calendário facilita a escrituração contábil e a entrega da ECD do exercício. E, antes de assinar com o novo, peça que ele levante a situação fiscal da empresa: é melhor descobrir uma declaração faltando na semana da transição que no ano seguinte.

Uma última recomendação, dita como opinião de quem trabalha nisso: não troque de contabilidade por causa de R$ 100,00 de honorário. Troque por causa de prazo perdido, de pergunta sem resposta, de imposto pago a mais por enquadramento errado, de balanço que nunca chega. Esses são motivos que se sustentam, e são os que aparecem, quase sempre, nas empresas que chegam aqui pedindo regularização depois de dois ou três anos de coisa acumulada.

Perguntas frequentes sobre escritório de contabilidade em Teresina

Registro no CRC, contrato e responsabilidade

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Rogério Batista Osterno

Contador · CRC-PI 010656-O · RBO Contabilidade — Teresina/PI

Rogério Batista Osterno é contador responsável técnico da RBO Contabilidade, em Teresina-PI, registrado no CRC-PI sob o número 010656 - O, com 12 anos de profissão. Atende micro e pequenas empresas do Piauí em abertura, enquadramento tributário e regularização, e conduz pessoalmente as transições de empresas que chegam vindas de outro escritório.