Contabilidade para prestadores de serviços: como enquadrar, pagar o imposto certo e manter a empresa em dia em Teresina?

O que a contabilidade faz por quem vive de prestar serviços?

A contabilidade para prestadores de serviços define o CNAE e o regime tributário, calcula todo mês o anexo do Simples Nacional e o Fator R, apura o ISS no município certo, confere as retenções de cada nota fiscal, processa a folha e o pró-labore e mantém a escrituração que permite aos sócios retirar lucro sem imposto de renda dentro dos limites da lei. No fim do ano, entrega as declarações da empresa e dá base para a declaração de imposto de renda dos sócios.

Prestador de serviços, aqui, é quem vende trabalho, conhecimento ou tempo, e não mercadoria: médico, dentista, psicóloga, fisioterapeuta, engenheiro, arquiteto, advogado, programador, designer, agência de marketing, consultor de gestão, empresa de limpeza ou de manutenção, quem dá aula ou treinamento. Também entra nesse grupo quem trabalha por projeto ou por demanda: o desenvolvedor que fecha três contratos num trimestre e nenhum no seguinte, o engenheiro que assina laudos esporádicos, a produtora que vive de campanhas.

Esse perfil não tem estoque nem, em regra, ICMS. Em compensação, o imposto do prestador depende de variáveis que mudam de um mês para o outro: o tamanho da folha em relação ao faturamento, a cidade em que o serviço foi prestado, o tipo de cliente que contratou (pessoa física, empresa, órgão público) e o código de atividade registrado no CNPJ. Uma escolha errada em qualquer desses pontos aparece no DAS, às vezes por meses, antes que alguém perceba.

Por que o prestador de serviços precisa de acompanhamento mês a mês

No Simples Nacional, a alíquota de cada mês é calculada sobre a receita dos 12 meses anteriores (a RBT12), e o Fator R também olha para os 12 meses anteriores. Quem tem receita irregular muda de faixa com frequência. Um contrato grande em março pode empurrar a empresa para uma faixa mais alta durante um ano inteiro, e um mês sem pró-labore pode derrubar o Fator R abaixo de 28% e levar a tributação do Anexo III para o Anexo V. Em empresa de serviços, isso só aparece quando alguém refaz a conta todo mês, antes de gerar a guia.

O prestador que atende clientes em mais de um município tem um segundo ponto de atenção: a Lei Complementar nº 116/2003 manda recolher o ISS, em regra, onde fica o estabelecimento do prestador, mas lista exceções em que o imposto vai para a cidade onde o serviço foi executado. Quem é de Teresina e executa uma obra em Timon-MA, ou faz limpeza para um cliente em Parnaíba, precisa saber disso antes de emitir a nota.

Se você quer entender o papel do escritório em detalhe, o guia O que faz um escritório de contabilidade? mostra as funções e os prazos, e a página de contabilidade consultiva em Teresina explica como a RBO acompanha decisões além da guia do mês.

Prestador de serviço puro não recolhe ICMS. A SEFAZ-PI entra na conta quando a empresa também vende mercadoria, fornece material junto com o serviço em situações previstas na lei estadual ou presta transporte intermunicipal e comunicação. Nesses casos, a empresa precisa de inscrição estadual e o enquadramento passa a misturar anexos.

Vale mais a pena trabalhar como autônomo ou abrir um CNPJ?

Depende da renda, de quem paga pelo serviço e da atividade. Com renda mensal baixa e clientes pessoa física, o autônomo costuma ter menos custo fixo e menos obrigação. À medida que a renda cresce, o imposto de renda da pessoa física chega a 27,5%, e uma empresa no Simples Nacional, com Fator R acima de 28%, pode pagar menos no total, mesmo somando os custos de manter um CNPJ. Não há uma renda a partir da qual a PJ sempre compensa: a comparação precisa ser feita com os números do seu caso.

Como o autônomo é tributado

O autônomo paga imposto de renda pela tabela progressiva mensal, que chega a 27,5%. Desde 01/01/2026, a Lei nº 15.270/2025 criou uma redução que zera o imposto de quem tem rendimentos tributáveis de até R$ 5.000,00 por mês e reduz parcialmente o imposto entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00. Acima disso, vale a tabela cheia. O que ele recebe de pessoa física ou do exterior vai para o carnê-leão, com DARF até o último dia útil do mês seguinte; o que recebe de empresa sofre retenção na fonte pela própria empresa pagadora.

Na Previdência, o autônomo é contribuinte individual. Quando presta serviço a empresa, a contratante desconta 11% da remuneração dele e paga mais 20% de contribuição patronal sobre o valor. A base legal está na Lei nº 8.212/1991, art. 22, III (20% patronais) e art. 30, § 4º, e na Lei nº 10.666/2003, art. 4º (desconto de 11% pela contratante). Essa contribuição patronal é custo do contratante e um dos motivos pelos quais muitas empresas preferem contratar prestadores com CNPJ.

Em Teresina, o profissional autônomo inscrito na SEMF recolhe o ISS em valor fixo anual, conforme o Anexo VIII do Código Tributário do Município (LC nº 4.974/2016), que varia com a formação do profissional e é atualizado todo ano; confira o valor do ano na SEMF antes de qualquer comparação.

Quando o MEI não serve para o prestador de serviços

O MEI tem limite de R$ 81.000,00 por ano (LC nº 123/2006, art. 18-A, § 1º) e só pode exercer as ocupações da lista do Anexo XI da Resolução CGSN nº 140/2018. Profissões regulamentadas e atividades intelectuais, como medicina, psicologia, engenharia, arquitetura, advocacia, contabilidade e consultoria, ficam fora dessa lista. O MEI também não pode ter sócio. Se a sua atividade não está na lista, ou se o faturamento já passa do limite, o caminho é a microempresa. A página de contabilidade para MEI trata da migração em detalhe.

Simulação hipotética: R$ 15.000,00 por mês recebidos de empresas

O exemplo abaixo é uma simulação hipotética e didática, com números redondos, para mostrar a lógica da comparação. Ele não considera deduções da pessoa física (INSS, dependentes, saúde), nem o custo da contabilidade, nem particularidades da atividade. Não serve como promessa de resultado.

AUTÔNOMO (imposto de renda, sem deduções)
Rendimento mensal ............................ R$ 15.000,00
Tabela progressiva: 15.000,00 x 27,5% - 908,73 = R$ 3.216,27
Redução da Lei 15.270/2025 ................... não se aplica (acima de R$ 7.350,00)

ME NO SIMPLES NACIONAL, ANEXO III (Fator R >= 28%)
Receita dos últimos 12 meses (RBT12) ......... R$ 180.000,00 (1ª faixa)
DAS: 15.000,00 x 6% .......................... R$ 900,00
Pró-labore para Fator R de 28%: 15.000 x 28% . R$ 4.200,00
INSS do sócio: 4.200,00 x 11% ................ R$ 462,00
IRRF sobre o pró-labore ...................... zero (rendimento até R$ 5.000,00)
Total de tributos no mês ..................... R$ 1.362,00
Lucro distribuível ........................... isento, se apurado na escrituração

Nessa simulação, a diferença existe, mas a conta real precisa incluir o INSS que o autônomo pagaria, o custo mensal do CNPJ, a atividade exata (que pode cair no Anexo V) e o que acontece nos meses de receita menor. Há casos em que a PJ não compensa, por exemplo quando a renda é baixa e os clientes são pessoas físicas que não exigem nota de empresa.

⚠️ Abrir CNPJ para continuar trabalhando como empregado, com horário, subordinação e pessoalidade, não muda a natureza da relação. Pela CLT, arts. 3º e 9º, o contrato que disfarça vínculo de emprego é nulo, e o contratante pode ser condenado a pagar os direitos trabalhistas e as contribuições. Planejamento tributário trabalha com a relação como ela é; usar a PJ para esconder um emprego é simulação.

Como abrir ou regularizar uma empresa de serviços em Teresina?

Em Teresina, a abertura segue esta ordem: consulta de viabilidade do endereço, registro do ato constitutivo na JUCEPI pelo Piauí Digital (integrado à Redesim), emissão do CNPJ com o pedido de opção pelo Simples Nacional no mesmo ato, inscrição municipal na SEMF, licenciamento conforme o grau de risco da atividade, certificado digital e liberação do emissor de NFS-e. Quem já tem CNPJ e quer regularizar começa pelo contrário: confere se o CNAE, o regime e as declarações entregues batem com o serviço que a empresa presta hoje.

A escolha do CNAE define o anexo do Simples e se a empresa depende do Fator R. Duas atividades parecidas podem ser tributadas de formas diferentes: desenvolvimento de programas de computador sob encomenda (CNAE 6201-5/01) e consultoria em gestão empresarial (CNAE 7020-4/00) estão sujeitas ao Fator R, enquanto serviços de instalação e manutenção ficam no Anexo III sem essa condição. Registrar um CNAE que não corresponde ao serviço real, só para cair num anexo mais barato, é erro que a fiscalização corrige com cobrança da diferença.

A natureza jurídica também importa. A sociedade limitada, inclusive a unipessoal, é registrada na JUCEPI. A sociedade de advogados é registrada na OAB, como determina a Lei nº 8.906/1994, art. 15, e algumas sociedades simples de profissionais vão para o cartório de registro civil de pessoas jurídicas. A escolha muda onde se faz cada alteração futura.

Desde a Resolução CGSN nº 183/2025, a empresa nova pede o Simples Nacional no mesmo ato da inscrição do CNPJ, pela Redesim, como prevê o art. 6º, § 5º, da Resolução CGSN nº 140/2018, na redação dada pela Resolução CGSN nº 183/2025. A opção vale desde a data de inscrição no CNPJ se o município (e o estado, quando exigível) confirmar a regularidade ou não se manifestar no prazo. Se a opção for indeferida por pendência impeditiva, a empresa tem até 30 dias, contados da inscrição no CNPJ, para regularizar. Passado esse prazo sem solução, a opção só volta em janeiro do ano seguinte, e a empresa passa o ano em outro regime, geralmente o Lucro Presumido. Para prestador de serviço, esse é um dos erros de abertura que mais custam caro.

Os detalhes de cada etapa estão no guia Como abrir uma empresa em Teresina. Para saber se a sua atividade precisa de alvará ou se é dispensada, use a consulta de grau de risco em Teresina, e para ver o item da lista de serviços e a alíquota, a tabela de ISS de Teresina.

Já tenho CNPJ: como regularizar

A regularização começa por um levantamento: CNAEs do cartão CNPJ comparados com o que a empresa fatura de verdade, declarações do Simples transmitidas mês a mês, débitos em aberto na Receita Federal, na SEMF e, se houver, na SEFAZ-PI, situação das certidões negativas e eventuais termos de exclusão do Simples. Depois vem a correção, que pode incluir alteração contratual na JUCEPI, retificação de declarações, parcelamento e revisão do pró-labore.

Se o problema é o contador atual, a troca não exige recomeçar do zero: o novo escritório pede os livros, as declarações e os acessos, confere o que foi entregue e assume a partir de uma competência definida. A página Trocar de contador mostra o que pedir na transição.

💡 Vai abrir uma empresa de serviços ou quer saber se o CNAE da sua está certo? Mande uma mensagem para a RBO pelo WhatsApp com a descrição do serviço que você presta.

Em qual anexo do Simples Nacional o meu serviço se enquadra e como funciona o Fator R?

No Simples Nacional, os serviços são tributados por três anexos da LC nº 123/2006. O Anexo III começa em 6%, o Anexo IV em 4,5% (com a contribuição patronal paga fora do DAS) e o Anexo V em 15,5%. Boa parte dos serviços intelectuais e técnicos fica entre o III e o V, e o Fator R é o critério legal que indica qual dos dois vale no mês: se a folha dos últimos 12 meses, com pró-labore e encargos, for igual ou maior que 28% da receita bruta do mesmo período, a empresa paga pelo Anexo III; abaixo disso, pelo Anexo V (art. 18, §§ 5º-J e 5º-M).

A lista completa está nos §§ 5º-B, 5º-C, 5º-I e 5º-M do art. 18 da LC 123/2006. Confira no Anexo VI da Resolução CGSN nº 140/2018 se o CNAE da sua empresa está sujeito ao Fator R.

Como o Fator R é calculado

Fator R = FS12 ÷ RBT12

FS12  = folha de salários dos 12 meses anteriores ao mês de apuração
        (salários + pró-labore + CPP recolhida + FGTS recolhido)
RBT12 = receita bruta dos mesmos 12 meses

Fator R >= 0,28 → Anexo III
Fator R <  0,28 → Anexo V

O § 24 do art. 18 da LC 123/2006 define o que entra na folha: as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho, incluídas as retiradas de pró-labore, mais o que foi efetivamente recolhido de contribuição patronal previdenciária e de FGTS. Lucro distribuído não entra. A Resolução CGSN nº 140/2018, art. 26, regulamenta o cálculo e trata dos casos especiais: se a folha e a receita dos 12 meses forem zero, o Fator R é 0,01; se houver folha e a receita for zero, ele é 0,28; e o mês de início de atividade tem regra própria.

O cálculo é refeito todo mês. Como a janela é de 12 meses, a empresa que reduz o pró-labore não muda de anexo no dia seguinte, mas vai perdendo a média aos poucos, e a que começa a pagar pró-labore agora só chega aos 28% quando a média dos 12 meses alcançar esse patamar. Em meses de faturamento acima do normal, a receita sobe na conta e o Fator R cai, o que pode levar o mês seguinte para o Anexo V se ninguém olhar antes.

Simulação hipotética: a mesma receita nos Anexos III e V

Simulação hipotética e didática de uma empresa de consultoria com receita de R$ 20.000,00 no mês e RBT12 de R$ 240.000,00, que está na 2ª faixa. A alíquota efetiva sai da fórmula do art. 18, § 1º-A, da LC 123/2006: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

ANEXO III, 2ª faixa (nominal 11,2%, parcela a deduzir R$ 9.360,00)
(240.000,00 x 11,2% - 9.360,00) ÷ 240.000,00 = 7,30%
DAS do mês: 20.000,00 x 7,30% = R$ 1.460,00

ANEXO V, 2ª faixa (nominal 18%, parcela a deduzir R$ 4.500,00)
(240.000,00 x 18% - 4.500,00) ÷ 240.000,00 = 16,125%
DAS do mês: 20.000,00 x 16,125% = R$ 3.225,00

Folha mínima para Fator R de 28%:
240.000,00 x 28% = R$ 67.200,00 em 12 meses (R$ 5.600,00 por mês)

A diferença de DAS nesse exemplo é de R$ 1.765,00 no mês, mas a conta não termina aí. Para chegar aos 28%, a empresa precisa de R$ 5.600,00 por mês de folha, que pode ser pró-labore do sócio, salário de empregado ou os dois. Esse pró-labore gera 11% de INSS do sócio e, dependendo do valor, imposto de renda retido. A comparação correta soma DAS, INSS e IRRF nos dois cenários. O simulador de Fator R da RBO faz essa conta com os seus números, e o artigo sobre Fator R para clínica médica em Teresina mostra o mesmo raciocínio aplicado à saúde.

O que muda no Anexo IV

No Anexo IV, o DAS não inclui a contribuição patronal previdenciária. A empresa paga à parte os 20% sobre folha e pró-labore e o adicional de risco do trabalho (RAT), declarados na DCTFWeb, como prevê o art. 18, § 5º-C, combinado com o art. 13, VI, da LC 123/2006. Por isso, ao comparar uma empresa de limpeza ou de vigilância com outra de serviços, olhe para o custo total, e não só para a alíquota do DAS. Empresas do Anexo IV também podem sofrer retenção de 11% de INSS na nota, assunto da seção sobre retenções.

⚠️ Pró-labore declarado e não pago, ou pago e devolvido à empresa, só para alcançar os 28%, não é planejamento. A folha que conta é a efetivamente paga e informada no eSocial, com o INSS recolhido. Simular folha para mudar de anexo pode levar à cobrança da diferença com multa de ofício e à representação por crime contra a ordem tributária (Lei nº 8.137/1990).

Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real: qual regime compensa para prestador de serviços?

Para a maioria dos prestadores de serviços pequenos, o Simples Nacional tende a ser mais barato quando a atividade está no Anexo III, diretamente ou com Fator R igual ou acima de 28%. O Lucro Presumido passa a competir quando a empresa está presa no Anexo V, tem folha baixa, margem alta e faturamento nas faixas superiores do Simples. O Lucro Real raramente compensa para serviço com margem alta, mas pode ser a escolha de quem tem custos elevados ou prejuízo. A decisão depende de margem, folha, alíquota de ISS e perfil dos clientes, e só a simulação com os números da empresa responde.

No Lucro Presumido, a Lei nº 9.249/1995 fixa a presunção de 32% da receita de serviços para o IRPJ (art. 15) e para a CSLL (art. 20). Somando IRPJ (4,8% da receita), CSLL (2,88%), PIS e Cofins (3,65%), a carga federal fica em 11,33% do faturamento, mais o adicional de IRPJ quando o lucro presumido passa de R$ 60.000,00 no trimestre, mais o ISS do município e a contribuição previdenciária sobre a folha.

Desde 2026, a Lei Complementar nº 224/2025 aumenta em 10% os percentuais de presunção sobre a parte da receita anual que passar de R$ 5 milhões; para serviços, os 32% viram 35,2% sobre o excedente. O aumento vale para o IRPJ desde 01/01/2026 e para a CSLL desde 01/04/2026. Há ações no STF e liminares contra essa mudança, e quem está nessa faixa de receita deve acompanhar o andamento antes de fechar a apuração.

Simulação hipotética: consultoria com R$ 100.000,00 por mês

Simulação hipotética e didática: empresa de consultoria com RBT12 de R$ 1.200.000,00 (4ª faixa do Simples), receita de R$ 100.000,00 no mês e ISS de 5% no Lucro Presumido. A comparação não inclui a contribuição previdenciária sobre a folha, que no Presumido é paga à parte e no Simples (Anexos III e V) está dentro do DAS. Esse ponto pesa contra o Presumido quando a folha é grande.

O exemplo mostra por que não existe resposta pronta. A mesma consultoria pode pagar menos no Anexo III do Simples, se tiver folha para sustentar o Fator R, ou no Presumido, se a folha for pequena e a alíquota de ISS for baixa. O regime é escolhido uma vez por ano: o Simples, em janeiro, no Portal do Simples Nacional, e vale para o ano inteiro; o Presumido, com o pagamento da primeira quota do imposto do ano, como prevê a Lei nº 9.430/1996, art. 26. Por isso a revisão é feita em dezembro, com os números do ano que está fechando. O serviço de planejamento tributário da RBO trabalha com essa comparação.

O que a reforma tributária muda para o prestador a partir de 2027

A Emenda Constitucional nº 132/2023 substitui PIS e Cofins pela CBS a partir de 2027 e troca ISS e ICMS pelo IBS de forma gradual, até a extinção do ISS em 2033. Quem está no Simples continua pagando tudo no DAS, mas a Resolução CGSN nº 190/2026 permite recolher IBS e CBS pelo regime regular, por fora da guia. A opção para o 1º semestre de 2027 foi feita entre 01/09 e 30/09/2026 e pode ser cancelada até 30/11/2026; para o 2º semestre de 2027, a janela é março de 2027.

Essa escolha interessa principalmente ao prestador cujos clientes são empresas do regime regular, que vão querer aproveitar crédito de IBS e CBS. Para quem atende pessoa física, a opção tende a trazer só mais trabalho. O artigo Simples Nacional em 2026 e 2027 aprofunda esse ponto.

Quanto se paga de ISS em Teresina e quando o imposto vai para outro município?

Em Teresina, as alíquotas de ISS vão de 2% a 5%, conforme o item da lista de serviços, e estão no Anexo VIII do Código Tributário do Município (LC nº 4.974/2016). A empresa do Lucro Presumido paga essa alíquota por fora, sobre o valor da nota. A empresa do Simples Nacional paga o ISS dentro do DAS, num percentual que sai da tabela de partilha do anexo e da faixa de receita, sempre entre 2% e 5%. O imposto, em regra, é devido no município do estabelecimento do prestador; as exceções da LC 116/2003 levam o ISS para a cidade onde o serviço foi executado.

O código do serviço e a alíquota de cada atividade em Teresina estão na tabela de ISS de Teresina. A LC nº 116/2003, art. 8º-A, fixa a alíquota mínima de 2% para todo o país, o que impede município de oferecer ISS abaixo disso por benefício fiscal.

Em que município o ISS é devido

O art. 3º da LC 116/2003 diz que o serviço se considera prestado, e o imposto devido, no local do estabelecimento prestador. Os incisos do mesmo artigo trazem as exceções, em que o ISS vai para o local da execução: obras de construção civil, demolição, limpeza e conservação de imóveis, vigilância, cessão de mão de obra, armazenamento, entre outros. O art. 4º define estabelecimento prestador como o local onde a empresa desenvolve a atividade, de modo permanente ou temporário, seja qual for o nome dado a ele. Uma sala alugada em Timon-MA para atender clientes de lá é um estabelecimento em Timon.

Quando a empresa é do Simples Nacional, essa definição aparece no PGDAS-D: nas exceções do art. 3º, você informa o município onde o serviço foi prestado, e a parte do ISS no DAS vai para ele. Erro nesse campo faz o ISS ir para o município errado, e o município certo pode cobrar o imposto de novo. Quem tem filiais em outras cidades encontra mais detalhes no guia sobre como abrir uma filial em Teresina.

Alguns municípios mantêm cadastro próprio de prestadores de fora e orientam o tomador a reter o ISS de quem não está cadastrado. Antes de emitir nota para cliente de outra cidade, pergunte ao tomador se a prefeitura dele exige algum cadastro ou documento, e informe a situação ao seu contador.

Quais retenções podem aparecer na nota fiscal de serviço?

Na nota de serviço podem aparecer quatro retenções: ISS, quando a lei do município torna o tomador responsável; IRRF de 1,5% sobre serviços profissionais; CSRF de 4,65% (PIS, Cofins e CSLL); e INSS de 11% na cessão de mão de obra e na empreitada. Para quem é do Simples Nacional, o IRRF e a CSRF são dispensados, o INSS de 11% só alcança empresas do Anexo IV e o ISS retido segue a alíquota efetiva do mês anterior. Para quem é do Lucro Presumido ou Real, as quatro podem ocorrer.

Como funciona o ISS retido de empresa do Simples

O art. 21, § 4º, da LC nº 123/2006 define as regras. A alíquota da retenção é a alíquota efetiva de ISS da empresa no mês anterior ao da prestação e deve constar na nota. No mês de início de atividade, o tomador aplica 2%, e a empresa acerta a diferença depois. Se a alíquota não for informada na nota, o tomador retém 5%. O MEI, que paga ISS em valor fixo, não sofre retenção. O valor retido é definitivo: na apuração do mês, a empresa informa essa receita no PGDAS-D como receita com retenção de ISS, e o sistema tira o ISS do DAS para não cobrar duas vezes.

SIMULAÇÃO HIPOTÉTICA E DIDÁTICA
Empresa no Anexo III, 2ª faixa, alíquota efetiva total de 7,30%
Participação do ISS no DAS nessa faixa (tabela de partilha): 32%
Alíquota efetiva de ISS: 7,30% x 32% = 2,336%

Nota de R$ 10.000,00 para tomador que deve reter
ISS retido: 10.000,00 x 2,336% = R$ 233,60
No PGDAS-D: receita informada como "com retenção de ISS"
Resultado: o DAS do mês não cobra de novo o ISS dessa nota

O erro mais frequente é o contrário: o tomador retém, mas a receita entra no PGDAS-D como se não tivesse havido retenção, e a empresa paga o ISS de novo dentro do DAS. A conferência das notas antes da apuração existe para pegar exatamente isso.

Como evitar retenção federal indevida

Para que o tomador não retenha PIS, Cofins e CSLL, a empresa do Simples entrega a declaração de optante prevista na IN SRF nº 459/2004, assinada pelo representante legal, em duas vias. A dispensa de IRRF da IN RFB nº 765/2007 não exige declaração, mas é comum informar a condição de optante no campo de observações da nota. Quando o tomador é órgão público federal, valem as regras da IN RFB nº 1.234/2012, que também dispensa a retenção para optantes do Simples mediante declaração.

O caminho inverso também existe. Quando a sua empresa é do Simples e contrata um prestador do Lucro Presumido, ela não retém a CSRF: o art. 1º, § 6º, da IN SRF nº 459/2004, na redação da IN RFB nº 1.151/2011, desobriga as optantes pelo Simples Nacional dessa retenção. Essa dispensa vale só para PIS, Cofins e CSLL. Nos serviços profissionais, a empresa do Simples continua obrigada a reter o IRRF de 1,5% quando paga a uma empresa do Presumido ou do Real, porque nenhuma norma a dispensa dessa retenção como fonte pagadora.

Se a retenção indevida já aconteceu, peça ao tomador que corrija o pagamento ou devolva o valor. Quando isso não for possível, a empresa pode pedir a restituição à Receita Federal pelo PER/DCOMP, com a nota e o comprovante da retenção. O imposto retido de empresa do Simples não abate o DAS.

💡 Recebeu nota ou pagamento com retenção que não entende? Envie para a RBO pelo WhatsApp e peça a conferência antes de fechar o mês.

O que muda com a NFS-e de padrão nacional para quem presta serviço?

A partir de 01/11/2026, a microempresa e a empresa de pequeno porte do Simples Nacional passam a emitir a NFS-e de padrão nacional pelo Emissor Nacional, no portal web ou por integração via API, como determina a Resolução CGSN nº 191/2026, divulgada pela Receita Federal. Até 31/10/2026, as notas continuam sendo emitidas no sistema de cada prefeitura. O MEI já emite no padrão nacional desde 01/09/2023, e as empresas do Lucro Presumido e do Real seguem o calendário do município.

A LC nº 214/2025, art. 62, obrigou os municípios a aderir ao padrão nacional desde 01/01/2026, mas permitiu que a prefeitura mantenha emissor próprio, desde que compartilhe as notas com o ambiente nacional no leiaute padronizado. Teresina seguiu esse caminho: a SEMF atualizou o sistema de nota fiscal (que aceita login pelo gov.br), manteve o emissor próprio para os serviços sujeitos ao ISS e, pela Portaria SEMF nº 20/2026, publicada no Diário Oficial do Município em 22/01/2026 e disponível no portal de legislação tributária da SEMF, mandou para o emissor nacional as locações de bens móveis e as operações com imóveis que não são serviço tributado pelo ISS.

Desde agosto de 2026, o emissor da SEMF também oferece a emissão da NFS-e no padrão nacional, com o IBS e a CBS destacados, no menu “NOTA FISCAL PRESTADOR – NOVO – Emitir Nota Fiscal com IBS/CBS”. O menu antigo continua ativo por enquanto para quem tiver dificuldade com o novo leiaute, e quem emite em lote passa do RPS para a DPS. A SEMF publicou as orientações técnicas e os documentos de integração na Carta de Serviços da SEMF.

A Resolução CGSN nº 191/2026 fala em Emissor Nacional, e a SEMF ainda não publicou como o emissor de Teresina se encaixa nessa regra para as empresas do Simples a partir de novembro. A nova opção com IBS e CBS segue o leiaute nacional, mas, até a data desta atualização (01/10/2026), não localizamos ato da SEMF dizendo que a nota emitida por ela atende à obrigação das ME e EPP prevista na Resolução CGSN nº 191/2026. A confirmar com a SEMF: a RBO acompanha os comunicados da Secretaria e orienta cada cliente antes do dia 01/11/2026.

O que deixar pronto em outubro de 2026

• Acesso ao Emissor Nacional com certificado digital ou conta gov.br do responsável
• Cadastro da empresa conferido no Emissor Nacional (CNPJ, inscrição municipal, regime)
• Código de tributação nacional ligado a cada serviço que a empresa presta
• Alíquota efetiva de ISS do mês anterior disponível para informar nas notas com retenção
• Sistema de gestão ou ERP testado na integração por API, se a empresa não usar o portal web
• Uma nota de teste emitida e conferida antes de 01/11/2026
• Clientes que exigem retenção avisados sobre o novo modelo de nota

As regras desta seção refletem as normas publicadas até 01/10/2026. A SEMF e o Comitê Gestor do Simples Nacional ainda podem publicar orientações até novembro; confira a data de atualização deste guia.

Como retirar dinheiro da empresa: pró-labore ou distribuição de lucros?

O sócio que trabalha na empresa recebe pró-labore, que é remuneração pelo trabalho: tem 11% de INSS descontado, imposto de renda retido conforme a tabela e entra na folha do Fator R. O que sobra depois dos tributos pode ser retirado como distribuição de lucros, isenta de imposto de renda pelo art. 14 da LC 123/2006 até o limite apurado na escrituração. Desde 01/01/2026, a Lei nº 15.270/2025 manda reter 10% de imposto de renda quando a mesma empresa paga mais de R$ 50.000,00 de lucros no mês à mesma pessoa física, e a Receita Federal entende que isso vale para o Simples.

A Lei nº 8.212/1991, art. 12, V, trata o sócio que recebe remuneração como segurado obrigatório da Previdência. Na prática, quem trabalha na empresa deve ter pró-labore, e pagar tudo como lucro, com pró-labore zero, é uma das inconsistências que a fiscalização previdenciária costuma questionar. Para prestador sujeito ao Fator R, o pró-labore tem ainda outro efeito: é ele que, muitas vezes, sustenta os 28% e mantém a empresa no Anexo III.

A isenção dos lucros tem limite. O art. 14 da LC nº 123/2006 diz que, sem escrituração contábil, só é isento o valor que resultar da aplicação dos percentuais de presunção do Lucro Presumido sobre a receita (32% para serviços), menos o IRPJ devido. Com escrituração que apure lucro maior, a isenção alcança o lucro contábil. Quem retira mais que esse limite sem balanço que comprove recebe rendimento tributável, e a diferença aparece no cruzamento da declaração do sócio.

Retenção de 10% sobre lucros acima de R$ 50.000,00 por mês

A Lei nº 15.270/2025 criou, a partir de 01/01/2026, a retenção de 10% de imposto de renda sobre lucros e dividendos pagos por uma mesma pessoa jurídica a uma mesma pessoa física residente no Brasil quando o total passa de R$ 50.000,00 no mês. Ultrapassado o limite, a retenção incide sobre o valor inteiro, não só sobre o excedente. Lucros apurados até 2025, com distribuição aprovada até 31/12/2025, ficam fora da regra, nos termos da própria lei. A lei também criou o imposto mínimo anual da pessoa física, que começa a incidir sobre rendas totais acima de R$ 600.000,00 por ano e chega a 10% a partir de R$ 1.200.000,00.

No documento de perguntas e respostas publicado pela Receita Federal em dezembro de 2025, o fisco afirma que a retenção alcança também as empresas do Simples Nacional. Há quem sustente o contrário, com base no art. 14 da LC 123/2006, que é lei complementar e não foi revogado, e há decisões judiciais favoráveis aos contribuintes. Enquanto a questão não for pacificada, a conduta conservadora é reter quando o limite for ultrapassado e, se a empresa quiser discutir, fazê-lo por consulta formal ou ação judicial.

SIMULAÇÃO HIPOTÉTICA E DIDÁTICA
Sócio A recebe R$ 45.000,00 de lucros em outubro → sem retenção
Sócio B recebe R$ 60.000,00 de lucros em outubro → retenção de 10% sobre o total
  60.000,00 x 10% = R$ 6.000,00 (IRRF recolhido pela empresa)

O limite é por mês, por empresa pagadora e por pessoa física.

Programar as distribuições ao longo do ano, de acordo com o caixa e com ata ou registro de cada pagamento, é decisão de gestão. Registrar a distribuição num mês e pagar em outro, ou dividir pagamentos apenas no papel, é simulação. Para calcular o pró-labore e os descontos, use a calculadora de pró-labore; para a declaração dos sócios, a página de imposto de renda.

⚠️ Retirar dinheiro da conta da empresa sem registro, sem escrituração e sem separar pró-labore de lucro mistura patrimônio do sócio com o da empresa. Além do risco de tributação como rendimento, isso enfraquece a separação patrimonial que protege o sócio em caso de dívida da empresa.

Quais obrigações mensais e anuais a empresa de serviços precisa cumprir?

Todo mês, a empresa de serviços do Simples Nacional emite as notas, transmite o PGDAS-D e paga o DAS até o dia 20 do mês seguinte (LC nº 123/2006, art. 21, III), processa folha e pró-labore no eSocial, entrega a DCTFWeb e recolhe o INSS. Quando houver, entrega também a EFD-Reinf e cumpre as obrigações do ISS municipal. Todo ano, entrega a declaração anual do Simples, fecha o balanço e fornece os informes de rendimentos aos sócios.

A DEFIS entregue em 2026, com as informações do ano-base 2025, seguiu o rito antigo: declaração separada, até 31/03. A partir de 2027, as informações passam a ser prestadas no próprio PGDAS-D, uma vez por ano, entre janeiro e março, e a DEFIS deixa de ser uma obrigação separada, como prevê a Resolução CGSN nº 190/2026, divulgada pela Receita Federal.

Atrasar tem custo. A falta de transmissão do PGDAS-D no prazo gera multa de 2% ao mês sobre os tributos declarados, limitada a 20%, com mínimo de R$ 50,00 (LC 123/2006, art. 38-A). Desde 01/01/2026 (Resolução CGSN nº 183/2025), a multa corre a partir do dia seguinte ao vencimento, mesmo sem receita no mês. Débito em aberto sem parcelamento ou suspensão é motivo de exclusão do Simples (art. 17, V), e a exclusão leva a empresa para o Lucro Presumido a partir do ano seguinte. Pendência de declaração ou de débito também trava a certidão negativa, que é exigida em licitação, em contrato com órgão público e em muitos financiamentos.

Na RBO, o cliente acompanha guias, notas e prazos pelo aplicativo, e a página de conformidade fiscal descreve a rotina de conferência das obrigações. Se a sua empresa acumulou atrasos, o primeiro passo é levantar o que falta antes de qualquer parcelamento.

Como saber se a sua empresa de serviços está no regime e no anexo certos?

Você descobre conferindo o último DAS: em qual anexo ele foi calculado, qual era o Fator R do mês, se as notas com retenção foram separadas no PGDAS-D e se o regime foi comparado com o Lucro Presumido nos últimos 12 meses. Se não souber responder a uma dessas perguntas, a empresa pode estar pagando mais do que deve, pagando menos e acumulando passivo, ou pagando certo sem que ninguém tenha conferido. O checklist abaixo reúne os sinais mais comuns em empresas de serviços.

Planejamento tributário ou simulação?

Planejamento tributário é escolher, entre as opções que a lei oferece, a que resulta em menos imposto, com base em fatos reais. Simulação é criar a aparência de um fato que não existe para pagar menos, e o Código Tributário Nacional, art. 116, parágrafo único, autoriza o fisco a desconsiderar esse tipo de ato. Quando há fraude ou omissão dolosa, a conduta pode ser crime contra a ordem tributária, nos termos da Lei nº 8.137/1990.

Responda ao checklist pensando na situação atual da sua empresa. Ele não faz cálculo de imposto: soma sinais que, na prática do escritório, costumam indicar enquadramento a revisar. Para uma análise com documentos, o serviço de planejamento tributário da RBO compara regimes e anexos com os números reais, e o guia Como pagar menos impostos legalmente mostra os caminhos permitidos pela lei.

💡 Marcou vários sinais no checklist? Envie o resultado para a RBO e peça uma revisão do enquadramento da sua empresa de serviços. Falar com um contador →

Como a RBO atende prestadores de serviços em Teresina e em todo o Brasil?

A RBO Contabilidade atende prestadores de serviços desde a abertura do CNPJ: define CNAE e natureza jurídica, faz a opção de regime, calcula o Fator R todo mês antes de gerar o DAS, confere ISS e retenções de cada nota, processa folha e pró-labore e mantém a escrituração que sustenta a distribuição de lucros. O atendimento é presencial em Teresina, cobre a Grande Teresina e Timon-MA e funciona online para empresas de qualquer estado.

O contador responsável é Rogério Batista Osterno, CRC-PI 010656 - O. No dia a dia, as dúvidas chegam pelo WhatsApp e são respondidas por quem conhece a empresa; guias, notas e relatórios ficam no aplicativo. Quando o cliente precisa de mais do que a rotina mensal, como reorganizar o caixa ou separar as contas da empresa das pessoais, a RBO oferece também BPO financeiro. A forma de trabalho do escritório está descrita em Vantagens dos processos de trabalho na RBO.

Não publicamos honorários porque o valor depende do volume de notas, da folha e do regime de cada empresa. E não prometemos economia: a análise pode mostrar que há imposto a reduzir, que o enquadramento já está correto ou que existe passivo a resolver, e cada uma dessas respostas é útil para você decidir. Para começar, fale com a RBO pelo WhatsApp e conte qual serviço você presta e onde atende.

Perguntas frequentes sobre contabilidade para prestadores de serviços

Regime e enquadramento

Fator R e anexos do Simples

ISS, retenções e NFS-e

Pró-labore, lucros e pessoa física

Abertura, obrigações e contador

Rogério Batista Osterno

Contador · CRC-PI 010656-O · RBO Contabilidade — Teresina/PI

Rogério Batista Osterno é contador (CRC-PI 010656 - O), com 12 anos de profissão, e responsável técnico da RBO Contabilidade, em Teresina-PI. Acompanha médicos, consultores, engenheiros, agências e outros prestadores de serviços no enquadramento do Simples Nacional, no cálculo mensal do Fator R, no ISS e nas retenções da nota e na organização do pró-labore e dos lucros, presencialmente em Teresina e online para todo o Brasil.