O que faz um escritório de contabilidade? As funções, os prazos e o que exigir do seu contador em Teresina

O que faz, na prática, um escritório de contabilidade?

Um escritório de contabilidade é o responsável técnico pela informação contábil, fiscal e trabalhista de uma empresa. Esse papel se divide em cinco frentes que correm ao mesmo tempo: a escrituração contábil, a rotina fiscal, o departamento pessoal, os atos societários e a análise dos números. Todo mês saem guias, folha de pagamento e declarações; todo ano saem balanço, demonstração do resultado e as escriturações digitais entregues ao Sped. A lista de obrigações não muda de um escritório para outro, porque vem da lei. O que muda é quanto dessa lista está escrito no seu contrato e quem, dentro do escritório, responde por cada item.

A escrituração e a assinatura das demonstrações contábeis são atividades privativas de contador habilitado, com registro ativo no Conselho Regional, conforme os arts. 25 e 26 do Decreto-Lei nº 9.295/1946. O escritório também precisa de registro próprio como organização contábil. Na RBO, o registro da empresa é o CRC-PI 000780-O e o responsável técnico é Rogério Batista Osterno, CRC-PI 010656 - O. Vale conferir os dois: quem assina o seu balanço e qual é o registro do escritório que emite a nota do serviço.

As cinco frentes e o que sai de cada uma

O ciclo mensal é sempre o mesmo. Você envia as notas de venda e de compra, os extratos bancários e as movimentações de pessoal; o escritório confere se o que chegou bate com o que foi emitido nos portais, classifica cada documento, apura os tributos, emite as guias e transmite as declarações do período. Quando alguma peça falta, a apuração sai incompleta — e uma apuração incompleta não é neutra: ela vira declaração entregue a menor, com multa e juros sobre a diferença.

Existe uma diferença prática entre um escritório contábil e um emissor de guias. O emissor de guias recebe, lança e manda o boleto. O escritório contábil confere o que recebeu, avisa quando um documento não fecha, revisa o enquadramento antes que o erro se repita por doze meses e responde por escrito pelo que assinou. Vejo muita empresa chegando aqui com três anos de DAS pagos em dia e nenhum balanço levantado — as guias estavam certas e a contabilidade, inexistente.

Nenhuma dessas frentes é automática. O escopo é o que consta do contrato de prestação de serviços contábeis. Serviços como BPO financeiro, controle de estoque, emissão de notas no lugar do cliente, perícia e laudo costumam ser contratados à parte e cobrados à parte.

Por que a escrituração contábil não é opcional (mesmo no Simples Nacional)?

Porque a obrigação está no Código Civil e não depende do regime tributário. O art. 1.179 da Lei nº 10.406/2002 determina que o empresário e a sociedade empresária sigam um sistema de contabilidade com escrituração uniforme dos livros e levantem anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. O art. 1.180 diz que o livro Diário é indispensável, e que balanço e resultado nele lançados são assinados pelo contador habilitado e pelo empresário. O art. 1.181 exige a autenticação dos livros no Registro Público de Empresas Mercantis — no Piauí, a JUCEPI, cujos serviços de livros digitais são prestados pelo portal Gov.PI Empresas. Estar no Simples Nacional não revoga nenhum desses artigos.

Quem é dispensado, de verdade

A única dispensa clara está no §2º do art. 1.179, que libera o pequeno empresário do art. 970. Quem é esse pequeno empresário vem do art. 68 da Lei Complementar nº 123/2006, e a leitura corrente dos Conselhos Regionais é que a dispensa alcança o MEI. Microempresa e empresa de pequeno porte optantes pelo Simples têm outra coisa: o art. 27 da mesma lei permite opcionalmente adotar contabilidade simplificada. Faculdade de simplificar não é dispensa de escriturar.

Há ainda a confusão entre escrituração e ECD. A Escrituração Contábil Digital é a forma de entregar a contabilidade ao Sped, com prazo até o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário, pelo art. 5º da IN RFB nº 2.003/2021, com a redação dada pela IN RFB nº 2.142/2023. Em regra, as optantes pelo Simples Nacional não estão na lista de obrigadas à ECD — e isso é o que muita gente ouve como "não precisa de contabilidade". Não precisar transmitir o arquivo é diferente de não precisar ter o livro Diário escriturado e o balanço levantado.

Para que o balanço serve fora do papel

• Distribuir lucro isento acima do limite presumido. Sem escrituração contábil que demonstre lucro maior, a isenção do lucro distribuído fica limitada à base presumida menos os tributos, conforme o art. 145 da Resolução CGSN nº 140/2018. O excedente é tributado na pessoa física.
• Crédito bancário e garantia. Banco de fomento, linha de capital de giro e aval costumam pedir balanço e DRE assinados dos dois últimos exercícios.
• Licitação e contrato com órgão público. A qualificação econômico-financeira normalmente exige balanço do último exercício social — e a exigência recai sobre quem não é dispensado pelo art. 1.179, §2º.
• Venda, entrada de sócio, divórcio e sucessão. O valor da participação sai do patrimônio líquido apurado, não do que o dono acha que a empresa vale.

⚠️ Distribuir lucro sem contabilidade e acima do limite da presunção é um dos passivos mais comuns que encontro em empresa de serviço no Simples. A quantia sai como "lucro", a Receita lê como rendimento tributável do sócio, e a conta volta com IRPF, multa e juros. Também aparece na malha da declaração de imposto de renda da pessoa física.

Desde 1º de janeiro de 2026, a Lei nº 15.270/2025 criou retenção de 10% de IRRF sobre o valor distribuído quando uma mesma empresa paga a um mesmo sócio pessoa física mais de R$ 50.000,00 no mês; o entendimento da Receita Federal é que a regra alcança também o Simples Nacional, e a questão está no STF (ADIs 7.912, 7.914 e 7.917).

A escrituração tem uma função silenciosa que aparece só quando dá problema: ela é prova. Em discussão judicial, em fiscalização e em disputa entre sócios, o livro Diário escriturado e autenticado sustenta o que a empresa afirma. Sem ele, a empresa alega e não comprova. Por isso a contabilidade feita "quando precisar" costuma custar mais caro: refazer quatro anos de lançamentos exige buscar extrato, nota e contrato de um passado que ninguém guardou direito.

O fechamento anual, mês a mês

Um fechamento bem-feito não acontece em maio. Ele é construído durante o ano: conciliação bancária mensal, baixa de contas a receber e a pagar, controle de empréstimos e parcelamentos, apuração de estoque quando a atividade exige, registro da depreciação dos bens do ativo imobilizado e conferência do saldo de caixa. Quando esses pontos ficam para o fim, o balanço aparece com "caixa" alto e irreal, que é justamente o item que o fisco lê como distribuição disfarçada ou como receita sem lastro.

Como funciona a rotina fiscal: apuração, guias e declarações?

A rotina fiscal percorre sempre o mesmo caminho: recebimento dos documentos, conferência contra os portais, classificação de cada operação, apuração, emissão das guias e entrega das declarações. No Simples Nacional, a apuração é declarada no PGDAS-D e paga no DAS até o dia 20 do mês seguinte ao da receita. Fora do Simples, entram apurações separadas de PIS, Cofins, IRPJ, CSLL, ISS e ICMS, cada uma com prazo próprio. O que o escritório faz aqui não é digitar valores: é decidir a classificação de cada nota, porque dela dependem a alíquota, o anexo e o crédito.

Da nota fiscal à guia paga

O primeiro passo é conferir se o que você mandou é tudo o que existe. O escritório baixa os documentos emitidos e recebidos nos portais e cruza com o que chegou pelo e-mail ou pelo sistema. Nota emitida e não enviada continua na base do fisco; nota cancelada fora do prazo continua valendo. Depois vem a classificação — qual serviço é aquele no item da Lei Complementar nº 116/2003, qual CFOP, se houve substituição tributária, se houve retenção na fonte. Só então a apuração roda.

Alíquota efetiva do Simples Nacional (LC 123/2006, art. 18, §1º-A)

  Alíquota efetiva = [ (RBT12 x alíquota nominal) - parcela a deduzir ] / RBT12

  RBT12 = receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores ao período de apuração

Essa fórmula explica um telefonema que recebo todo começo de ano: "meu DAS subiu e eu faturei o mesmo". Subiu porque o RBT12 acumulado cresceu e empurrou a empresa para a faixa seguinte da tabela. Não houve erro de cálculo; houve mudança de faixa. A conversa útil nesse caso é sobre o ano inteiro, não sobre a guia do mês.

Os prazos que organizam o ano

A ECF depende da ECD já transmitida e aceita: é a escrituração contábil que alimenta os dados do bloco contábil da ECF. Atraso na primeira trava a segunda. Os prazos estão no art. 5º da IN RFB nº 2.003/2021, com a redação dada pela IN RFB nº 2.142/2023, e no art. 3º da IN RFB nº 2.004/2021. No lucro real, a multa por atraso da ECF é de 0,25% do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, por mês-calendário ou fração, limitada a 10% e aos tetos de R$ 100.000,00 ou R$ 5.000.000,00 conforme a receita bruta do ano anterior (Decreto-Lei nº 1.598/1977, art. 8º-A, I), com reduções conforme o momento da regularização.

O que muda em 2026 com IBS e CBS

2026 é o ano de teste do novo sistema. Na Lei Complementar nº 214/2025, o art. 343 fixa o IBS em 0,1% e o art. 346 fixa a CBS em 0,9% para os fatos geradores de 2026, e o art. 348, §1º, dispensa o recolhimento de quem cumprir as obrigações acessórias. O trabalho do escritório neste ano, portanto, não está no pagamento: está em garantir que o sistema emissor da empresa preencha os campos dos novos tributos e que os documentos sejam aceitos. As alíquotas de transição de 2026 não alcançam os optantes pelo Simples Nacional; para eles, o trabalho do ano é a nota fiscal com os campos novos preenchidos e aceitos. Teresina já começou a ajustar a legislação local: a Lei Complementar municipal nº 6.313/2025 alterou dispositivos do Código Tributário do Município fazendo referência ao IBS.

O recorte de Teresina e do Piauí

Quem presta serviço em Teresina recolhe ISS pelas regras do Código Tributário do Município, a Lei Complementar nº 4.974/2016, regulamentada pelo Decreto nº 16.759/2017, com as alíquotas por código de serviço no Anexo VIII (a íntegra compilada está na página do CTMT no portal de legislação da Prefeitura; reunimos os códigos mais pedidos na tabela de ISS de Teresina). Quem vende mercadoria lida com o ICMS estadual e com a antecipação nas compras interestaduais, conforme a legislação do Piauí e os serviços do portal da SEFAZ-PI. Quem atende cliente em Timon-MA e nos municípios da Grande Teresina precisa olhar o local de incidência do ISS e a retenção na fonte, que muda conforme o item da LC 116/2003.

⚠️ O PGDAS-D já era confissão de dívida (LC 123/2006, art. 18, §15-A, e Resolução CGSN nº 140/2018, art. 98). A Resolução CGSN nº 183/2025 estendeu essa lógica às obrigações acessórias dos arts. 38, 72 e 109 e, a partir de 1º/01/2026, mudou as multas por atraso e por informação incorreta. As duas redações podem ser lidas lado a lado no texto anotado da Resolução CGSN nº 140/2018, no portal Normas da Receita Federal.

Os limites continuam os mesmos em 2026: R$ 81.000,00 por ano no MEI, R$ 360.000,00 na microempresa e R$ 4.800.000,00 na empresa de pequeno porte, com sublimite de R$ 3,6 milhões para ICMS e ISS confirmado pela Portaria CGSN nº 54/2025. Ultrapassar o limite de R$ 4.800.000,00 em até 20% mantém a empresa no regime até 31 de dezembro, com exclusão a partir de 1º de janeiro; acima de 20%, a exclusão retroage ao mês do excesso (LC 123/2006, art. 3º, §§ 9º a 12). Ultrapassar o sublimite de R$ 3,6 milhões não exclui do Simples: passa a recolher ICMS e ISS fora do DAS, pelas regras do estado e do município. Acompanhar esse acumulado mês a mês é função do escritório, e é a conversa que precisa acontecer em agosto, não em dezembro. Os detalhes estão no Portal do Simples Nacional e na nossa página sobre o Simples Nacional.

💡 Quer conferir se a sua empresa está perto do sublimite ou se o anexo aplicado é o correto? Fale com a RBO pelo WhatsApp e mande o CNPJ: a gente olha o histórico do PGDAS-D antes de qualquer proposta.

O que o escritório de contabilidade faz no departamento pessoal?

O departamento pessoal cuida de tudo que envolve gente registrada: admissão, folha mensal, férias, 13º, afastamentos, rescisão e os eventos do eSocial. A cadeia é encadeada — o eSocial alimenta a DCTFWeb, entregue até o dia 15 do mês seguinte, e o FGTS Digital, cuja guia vence no dia 20. Se o eSocial do mês não fecha, a DCTFWeb não consolida e a guia do FGTS não é gerada. Um atraso na ponta vira três atrasos no fim, cada um com multa própria.

Admissão: o evento que não espera

O evento de admissão no eSocial tem de ser enviado antes do início do trabalho. Isso muda a logística do escritório e a do cliente: não adianta avisar na sexta que o funcionário começou na segunda passada. O escritório precisa, antes da entrada, dos dados pessoais, do CPF, da data de admissão, do cargo, do salário, da jornada e do atestado de saúde ocupacional. Com isso ele registra o contrato, emite o contrato de experiência quando é o caso e envia o evento.

A folha do mês

Com esses dados, o escritório calcula a folha, o INSS retido, o FGTS, o IRRF, o vale-transporte e os demais descontos, transmite os eventos periódicos do eSocial, fecha a DCTFWeb, gera o DARF dos tributos previdenciários e a guia do FGTS. Desde a entrada em produção do FGTS Digital, a guia (GFD) é gerada no próprio sistema e o recolhimento é feito por Pix, na forma do art. 12 da Portaria MTE nº 3.211/2023. As regras operacionais estão no Manual de Orientação do FGTS Digital, hoje na versão 1.70, de 12/06/2026, publicado em gov.br/fgtsdigital; foi a versão 1.60, de 05/05/2026, que tratou dos recolhimentos decorrentes de processos trabalhistas.

Circula em material de mercado a informação de que o sistema passou a recusar certificados digitais fora de um algoritmo específico. Não localizamos esse item no manual oficial — o manual trata do acesso com certificado digital, sem fixar o algoritmo no texto que consultamos. Se o seu certificado for recusado no acesso, confirme a exigência com a autoridade certificadora antes de trocar o arquivo.

⚠️ Três coisas que a empresa costuma descobrir tarde: o 13º tem duas parcelas com vencimentos distintos (a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro, pela Lei nº 4.749/1965); férias precisam ser concedidas dentro do período concessivo, sob pena de pagamento em dobro; e rescisão fora do prazo legal gera multa em favor do empregado. Nenhum desses prazos é negociável com o escritório — eles são da lei.

Pró-labore: onde o departamento pessoal encontra o tributário

Sócio que trabalha na empresa é segurado obrigatório e precisa de pró-labore definido, registrado na folha e declarado no eSocial, com a contribuição previdenciária correspondente. É um valor que aparece em três lugares ao mesmo tempo: no custo da folha, na base do INSS e no cálculo do Fator R das empresas de serviço. Definir esse número no chute é a origem de metade dos ajustes que fazemos em clientes novos. Para simular, use a calculadora de pró-labore.

Vale lembrar que o departamento pessoal não decide sozinho. Enquadramento sindical, piso da categoria, convenção coletiva aplicável, adicional de insalubridade e regras de jornada são definidos por norma coletiva e por laudo técnico, quando é o caso. O escritório aplica o que a convenção manda e avisa quando ela muda; quem assina o contrato de trabalho e responde pelo ambiente é a empresa.

Abertura, alteração e baixa: o que o escritório resolve na JUCEPI e na Prefeitura?

O escritório conduz o processo inteiro do registro empresarial: consulta de viabilidade de nome e endereço, coleta do DBE e do CNPJ na Receita Federal, preenchimento da FCN, registro do ato na JUCEPI, inscrição municipal na Prefeitura de Teresina, inscrição estadual na SEFAZ-PI quando a atividade exige, classificação de risco e alvará. Tudo isso acontece em um único ambiente, o portal Gov.PI Empresas, que sucedeu o Piauí Digital e integra a Redesim no modelo de balcão único. O endereço antigo da Junta, jucepi.pi.gov.br, hoje redireciona para o portal do Governo do Piauí: os serviços de registro estão todos no Gov.PI Empresas.

A sequência da abertura em Teresina

• Viabilidade. Você consulta nome empresarial e endereço. É aqui que a Prefeitura responde se a atividade é permitida naquele local, antes de qualquer contrato assinado ou aluguel pago.
• DBE e CNPJ. O documento básico de entrada é gerado no coletor nacional; aprovado, ele volta ao portal estadual e alimenta a ficha de cadastro nacional. Desde 1º/12/2025, o CNPJ só sai depois de o contador ou o responsável legal informar o regime tributário no Módulo de Adesão Tributária (MAT) do Gov.PI Empresas — o próprio portal avisa que, sem essa etapa, o número não é liberado.
• Registro na JUCEPI. Com o contrato padrão disponibilizado pela Junta, o processo recebe deferimento automático pelo sistema. Contrato fora do padrão entra em análise humana.
• Inscrições e licenças. Inscrição municipal, inscrição estadual quando há circulação de mercadoria e as licenças exigidas pelo grau de risco da atividade.

A escolha do CNAE é o ponto que mais impacto tem depois, e acontece logo no começo. Ele define o anexo do Simples, a exigência ou não de inscrição estadual, o grau de risco para fins de licenciamento e as licenças sanitária, ambiental e de bombeiros. Errar o CNAE não aparece no primeiro mês; aparece quando a empresa descobre que está em anexo mais caro há dois anos ou que precisa de alvará sanitário para continuar aberta. Nosso passo a passo completo está em como abrir uma empresa em Teresina, e o caso das filiais em abrir uma filial em Teresina.

Grau de risco e alvará

Em Teresina, o licenciamento e a classificação de risco das atividades econômicas estão na Lei Complementar nº 5.788/2022, que aplica no município a Lei nº 13.874/2019, a Lei da Liberdade Econômica. As classificações por atividade foram fixadas pelo Decreto nº 24.861/2023; quem listava antes as atividades de baixo risco A dispensadas de alvará e de licenças municipais era o Decreto nº 20.058/2020, hoje superado pelo Decreto nº 24.861/2023. E o Anexo I do Decreto nº 24.861/2023 foi alterado pelo Decreto nº 25.363/2023 — as listas de CNAE mudam, então confira a versão vigente na página de decretos do portal de legislação da Prefeitura antes de concluir qualquer coisa sobre a sua atividade. A taxa do alvará, quando devida, é paga por DATM nos termos do Código Tributário do Município, com a redação dada pela Lei Complementar nº 6.048/2023. O MEI não paga a taxa de alvará porque a LC nº 123/2006, art. 4º, §3º, reduz a zero taxas e emolumentos de abertura, registro, alvará e licença; no município, o art. 12 da Lei Complementar nº 5.788/2022 diz que não serão cobradas taxas municipais para a concessão e a renovação de alvará de funcionamento e de licenças de atividade econômica exercida por microempreendedor individual. Você pode consultar o enquadramento da sua atividade na nossa página de grau de risco em Teresina-PI.

⚠️ Pela LC nº 5.788/2022, o funcionamento depende da inscrição no Cadastro Mercantil de Contribuintes, do alvará e das demais licenças, ressalvado o caso em que todas as atividades da empresa se enquadram simultaneamente como baixo risco A. Uma atividade secundária de risco maior no cartão CNPJ derruba a dispensa — mesmo que a empresa nunca a exerça. Revisar o quadro de atividades antes de protocolar é mais barato do que responder a auto de infração depois.

Alteração e baixa

Mudança de endereço, entrada ou saída de sócio, alteração de capital, inclusão de CNAE e troca de responsável técnico passam por alteração contratual arquivada na Junta e, em seguida, por atualização nos cadastros federal, estadual e municipal. Cada um desses cadastros tem prazo próprio e nenhum se atualiza sozinho. A empresa que muda de sala e avisa só ao cliente continua, para a Prefeitura, funcionando no endereço antigo — com alvará vinculado a um imóvel que ela não ocupa mais.

A baixa merece atenção especial. CNPJ parado não é CNPJ encerrado: enquanto existir, ele acumula obrigações acessórias, e o MEI inativo continua gerando DAS mensal. Já atendi empresário que fechou a loja em 2021, achou que "tinha acabado" e descobriu em 2025 uma dívida formada por guias mensais de uma atividade que não existia mais. O encerramento é um processo — distrato na Junta, baixa nos cadastros, entrega das declarações finais — e o escritório é quem conduz.

O que muda quando o escritório também faz contabilidade consultiva?

Muda o uso que se dá ao mesmo dado. A contabilidade tradicional apura e entrega; a contabilidade consultiva pega o que foi apurado e usa para responder perguntas de decisão: qual regime cabe melhor no próximo ano, quanto de pró-labore faz sentido, se o preço cobrado paga o custo com margem, quando contratar, se vale abrir filial. É o mesmo balanço, lido de outro jeito — e com uma reunião marcada, não com um e-mail avulso.

Revisão de regime, uma vez por ano no mínimo

A escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real não é permanente. Ela depende do faturamento projetado, da folha, da margem, do peso das compras com crédito e do perfil dos clientes — empresa que vende para outras empresas às vezes ganha com créditos que o Simples não permite repassar. A revisão precisa acontecer antes do fim do ano-calendário, porque a opção tem prazo. Deixar para março é descobrir a resposta certa com onze meses de atraso. Nosso material sobre planejamento tributário detalha o processo.

Fator R: o cálculo que o escritório deveria conferir todo mês

Fator R (LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-J e 5º-M)

  Fator R = folha de salarios dos ultimos 12 meses / receita bruta dos ultimos 12 meses

  Folha inclui: salarios, pro-labore, 13o, FGTS e encargos previdenciarios patronais

  Fator R >= 28%  ->  tributacao pelo Anexo III
  Fator R <  28%  ->  tributacao pelo Anexo V

Simulação hipotética e didática, só para mostrar a mecânica: uma clínica em Teresina com receita bruta de R$ 1.200.000 nos últimos doze meses e folha somada de R$ 300.000 tem Fator R de 25% e cai no Anexo V. Para alcançar 28%, a folha dos doze meses precisaria somar R$ 336.000 — uma diferença de R$ 36.000 no período. Esse aumento de folha tem custo próprio, entre INSS, FGTS e provisões, e é esse custo que entra na comparação. A análise pode concluir que compensa, que está tudo certo do jeito que está ou que existe passivo a corrigir antes de qualquer movimento. Simule o seu caso no simulador de Fator R e veja o recorte da área médica em Fator R para clínica médica em Teresina.

Preço, margem e fluxo de caixa

Boa parte das empresas que chegam com queixa de "imposto alto" tem, na verdade, preço mal formado. Quando o preço não cobre custo direto, tributo, despesa fixa e retirada dos sócios, qualquer alíquota parece abusiva. O trabalho consultivo aqui é montar a estrutura de custo por produto ou serviço, comparar com o preço praticado e mostrar o ponto de equilíbrio. Empresa que não separa o caixa da pessoa física do caixa da empresa normalmente nem consegue começar essa conta — e é por isso que o BPO financeiro costuma vir antes da consultoria tributária.

⚠️ Planejamento tributário é lícito e se faz com fatos verdadeiros: enquadramento correto, CNAE compatível com a atividade real, pró-labore efetivamente pago, documentos emitidos. Simulação de operação, nota fria, empresa de fachada e omissão de receita são ilícitos tipificados na Lei nº 8.137/1990. Nenhum escritório sério promete percentual de redução antes de ler os documentos da empresa.

💡 Se a sua empresa nunca passou por uma revisão de regime e de Fator R, esse é o ponto de partida. A RBO analisa o histórico dos últimos doze meses e apresenta o resultado com a memória de cálculo — que pode apontar economia, confirmar que está tudo certo ou revelar um passivo a regularizar. Falar com um contador →

O que não é função de um escritório de contabilidade?

Não é função do escritório pagar os tributos da empresa com dinheiro próprio, movimentar a conta bancária do cliente sem contrato específico de BPO, emitir as notas fiscais no lugar de quem presta o serviço, dar parecer jurídico, auditar a própria escrituração que ele mesmo produziu nem garantir qualquer percentual de economia. Também não é função dele adivinhar o que não foi informado: contratação de funcionário, venda sem nota, empréstimo entre sócios e compra de imóvel pela empresa só entram na contabilidade quando alguém conta.

Serviços que existem, mas são contratados à parte

As duas normas da perícia estão na área técnica do Conselho Federal de Contabilidade, hoje nas versões NBC TP 01 (R2) e NBC PP 01 (R2). Vale a leitura de quem pensa em pedir à própria contabilidade um laudo para usar em processo: é exatamente a hipótese que a regra de impedimento fecha.

O que continua sendo obrigação sua

A empresa responde por enviar os documentos no prazo combinado, informar movimentações de pessoal antes do fechamento, pagar as guias até o vencimento, guardar os comprovantes de pagamento, comunicar mudança de endereço, de sócio ou de atividade e autorizar por escrito quem pode retirar documentos no escritório. Parece óbvio escrito assim, mas é justamente nessa fronteira que nascem as discussões: a declaração saiu errada porque a informação chegou errada, ou chegou depois da transmissão.

O contador não pode reter documentos do cliente como pressão por honorários em aberto — é o ponto de ética que mais aparece em troca de escritório. A cobrança de honorários tem caminho próprio, judicial ou extrajudicial; a retenção é tratada como infração ética à luz da NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, que também impõe sigilo sobre tudo o que o profissional souber em razão do trabalho.

Escritório contábil não é escritório de advocacia. Ele elabora e instrui defesas administrativas dentro da esfera técnica, monta cálculos e presta informação ao advogado, mas representação judicial e parecer jurídico são de outra profissão. Quando o caso vira processo, o trabalho é conjunto.

Como o contrato define o que o escritório responde (e o que fica com você)?

O contrato escrito de prestação de serviços contábeis é obrigatório desde 1º de julho de 2020, por força da Resolução CFC nº 1.590/2020, que substituiu a antiga Resolução CFC nº 987/2003. A finalidade dele é delimitar os limites e a extensão da responsabilidade técnica do profissional: quais serviços estão incluídos, quais documentos o cliente entrega e em que prazo, qual o valor e o reajuste, como se dá a rescisão. Se um serviço não está no contrato, ele não está contratado — e essa frase vale para os dois lados.

O que a norma manda constar

O art. 10 é o que resolve a pergunta mais comum de quem troca de contador em março: "quem entrega a declaração de dezembro?". Salvo disposição contratual em contrário, o escritório anterior, porque a competência correu na vigência do contrato dele. O art. 9º responde a outra: as demonstrações contábeis do período em que ele foi responsável técnico também são dele, salvo cláusula expressa em sentido diverso. Deixar isso escrito no distrato é o que impede a obrigação de ficar órfã entre dois escritórios.

A Resolução CFC nº 1.703/2023 revogou o art. 11 da Resolução nº 1.590/2020, que previa expressamente a sanção ética pela inobservância da norma. A obrigatoriedade do contrato e do distrato permanece — mudou o dispositivo que tratava da penalidade.

Documentos: de quem são e por quanto tempo guardar

Os documentos da empresa são da empresa. O escritório os mantém sob guarda enquanto presta o serviço e os devolve na forma acordada quando a relação termina — inclusive arquivos eletrônicos, que hoje são a maior parte do acervo: XML de notas, arquivos do Sped, recibos de transmissão, folhas em PDF, livros contábeis. Peça sempre os recibos de entrega das declarações; é o recibo, e não a planilha, que prova que a obrigação foi cumprida.

• Tributos federais: o direito de a Fazenda constituir o crédito tributário decai em cinco anos, e a cobrança prescreve em cinco anos, conforme os arts. 173 e 174 do Código Tributário Nacional. Guardar por cinco anos após o exercício é o piso.
• FGTS: o Supremo Tribunal Federal fixou em cinco anos o prazo prescricional das contribuições, no julgamento do ARE 709.212, em 2014, respeitada a regra de transição.
• Livros contábeis e societários: guarda permanente na prática, porque sustentam patrimônio, participação societária e prova em disputa entre sócios.

Uma observação sobre acessos. Procuração eletrônica no e-CAC, certificado digital da empresa, senha do portal da Prefeitura e do estado são instrumentos de trabalho do escritório, mas pertencem à empresa. Ao encerrar a relação, revogue as procurações e troque as senhas — não por desconfiança, e sim porque acesso vivo sem contrato vigente é risco para os dois lados.

Como saber se o seu escritório de contabilidade está entregando o combinado?

Dá para responder a essa pergunta sem entender de contabilidade, olhando para sinais objetivos: você tem o balanço do último exercício em mãos, recebe as guias com folga antes do vencimento, sabe dizer em qual regime e em qual anexo a empresa está, é avisado quando uma nota é rejeitada e tem as certidões negativas válidas. Cada um desses itens é verificável hoje, em cinco minutos, sem pedir nada a ninguém — exceto os dois primeiros, que dependem do que já chegou até você.

O checklist abaixo reúne catorze desses sinais. Marque os que você reconhece na sua empresa agora e leia o resultado por faixa. Ele não mede a qualidade técnica do trabalho — isso exige abrir os arquivos —, mas mede a parte que mais gera prejuízo quando falta: a comunicação e a tempestividade. Escritório que entrega tudo e não conta nada costuma ser confundido com escritório que não entrega.

Se o resultado apontar pontos abertos, a conversa mais produtiva não começa por "vocês estão errando". Começa por pedir três coisas por escrito: o recibo das últimas declarações entregues, o balanço e a DRE do último exercício encerrado e a relação dos serviços que estão no contrato. Com esses documentos na mesa, a discussão deixa de ser sobre impressão e passa a ser sobre fato. Nossa lista de 5 perguntas antes de contratar um escritório em Teresina ajuda a conduzir essa reunião.

Como escolher ou trocar de escritório de contabilidade em Teresina?

Comece conferindo dois registros: o do contador responsável técnico e o da organização contábil, ambos ativos no CRC-PI. Depois peça a proposta com o escopo discriminado e o contrato nos moldes da Resolução CFC nº 1.590/2020. Um escritório que não apresenta contrato antes de começar já está descumprindo a norma que rege a própria profissão — e é o contrato que vai definir, meses depois, quem responde pelo quê.

O que perguntar antes de assinar

• Quem é a pessoa responsável pela minha empresa no dia a dia, e por qual canal eu falo com ela?
• Quais obrigações estão incluídas no valor e quais são cobradas à parte (parcelamento, defesa administrativa, certidão, alteração contratual)?
• Em que data do mês vocês precisam dos meus documentos, e em que data as guias chegam até mim?
• A escrituração contábil com balanço anual está incluída, mesmo estando a empresa no Simples Nacional?
• Vocês revisam o enquadramento e o Fator R durante o ano ou só no fechamento?

Na troca, o mês importa. Mudar no início do ano-calendário evita partir a competência no meio e facilita a divisão de responsabilidades do art. 10. Mudar logo depois das entregas anuais — ECD e ECF concluídas — também funciona bem, porque o novo escritório recebe um exercício fechado em vez de um exercício pela metade. Fora dessas janelas a troca é perfeitamente possível; exige só um distrato mais detalhado sobre quem entrega o quê.

O que pedir ao escritório anterior

• Distrato assinado, com a data de cessação das responsabilidades de cada parte
• Balanço, DRE e livro Diário do último exercício encerrado, mais o balancete do período em curso
• Arquivos do Sped transmitidos (ECD, ECF, EFD, EFD-Reinf) e respectivos recibos
• XML das notas fiscais emitidas e recebidas no período sob sua responsabilidade
• Recibos das declarações entregues: PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, DASN-SIMEI quando aplicável
• Folhas de pagamento, rescisões, recibos de férias e eventos do eSocial
• Parcelamentos ativos, com número, saldo e vencimento das parcelas
• Documentos físicos ainda em posse do escritório, mediante protocolo de entrega

Do lado do novo escritório, a transição bem-feita inclui uma conferência inicial: comparar o que foi declarado com o que foi emitido, revisar o enquadramento, checar certidões nas três esferas e listar o que está pendente. Essa revisão é o momento em que aparecem as surpresas — declaração não entregue, débito em aberto, alvará vencido, sócio sem pró-labore registrado. É melhor que apareçam na entrada do que numa fiscalização. É assim que trabalhamos na RBO; o roteiro está em trocar de contador.

💡 Quer que a gente faça essa conferência inicial na sua empresa? Chame a RBO no WhatsApp com o CNPJ e o regime atual. Atendemos Teresina, a Grande Teresina, Timon-MA e empresas de todo o Brasil no formato on-line.

Preço é critério, mas não é o primeiro: o custo de um escritório mal escolhido aparece na multa da obrigação não entregue, no lucro distribuído sem respaldo contábil, no anexo errado mantido por dois anos e no tempo que você gasta tentando entender o que está acontecendo com a própria empresa. Escolha por clareza de escopo, por registro regular no CRC e por acesso a quem responde.

Perguntas frequentes sobre funções de um escritório de contabilidade

O que o escritório faz e o que está no escopo

Escrituração, declarações e prazos

Folha, pró-labore e departamento pessoal

Abertura, alvará e as regras de Teresina

Contrato, troca de contador e responsabilidades

Rogério Batista Osterno

Contador · CRC-PI 010656-O · RBO Contabilidade — Teresina/PI

Rogério Batista Osterno é contador, CRC-PI 010656 - O, responsável técnico da RBO Contabilidade, em Teresina-PI, com 12 anos de profissão. Conduz a rotina contábil, fiscal e de departamento pessoal de empresas do Simples Nacional e do Lucro Presumido em Teresina, na Grande Teresina e em Timon-MA, além de abertura, alteração e baixa na JUCEPI e na Prefeitura. Escreve neste blog sobre o que cada obrigação exige, com a base legal e o prazo ao lado.